Questões de Concurso Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia

No que diz respeito às noções básicas de arquivologia, analise os itens seguintes.

I. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos, sem ressalvas, informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade.

II. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

III. Os documentos de valor permanente são inalienáveis, embora não sejam imprescritíveis.

Está(ão) correto(s):

Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

A arquivologia adota a teoria das três idades ou fases pelas quais os documentos de uma instituição passam: fase corrente, fase intermediária e fase permanente.

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I associando cada fase da tramitação do documento ao seu respectivo conceito. 

COLUNA I 

1. Arquivo permanente. 

2. Destino final do documento. 

3. Arquivo corrente.

4. Arquivo intermediário. 

COLUNA II

( ) Constitui-se de documentos em curso que tramitam com muita frequência de um setor para outro. 

( ) É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão vir a ser consultados no futuro. 

( ) É aquele constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental. 

( ) Poderá ser eliminado quando o documento não tiver mais valor histórico ou guarda permanente quando o documento tiver valor histórico. 

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

A aplicação do arquivo e a destinação de cada documento pode ser definida pelas etapas do ciclo vital dos documentos. Marque com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas.

( ) 1ª idade: documentos de valor histórico, informativos e/ou probatório, não puderam ser eliminados.

( ) 2ª idade: documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Podem ser eliminados ao término de seu prazo precaucional ou encaminhados para o arquivo permanente.

( ) 3ª idade: documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso. Podem migrar para a fase intermediária, quanto para a fase permanente.

Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA, de cima para baixo.