Questões de Arquivologia - Classificação de Documentos para Concurso

Um município decide modernizar a gestão de seus documentos e arquivos públicos para garantir a preservação da memória administrativa e facilitar o acesso às informações. No processo, a administração pública municipal precisa observar os princípios e disposições da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Associe as práticas adotadas pela administração municipal com os princípios ou disposições CORRETAS da Lei:

Práticas

1 Classificação e catalogação de documentos.

2 Acesso público a documentos de interesse coletivo.

3 Preservação permanente de documentos históricos.

4 Descarte de documentos sem Valor administrativo, fiscal ou legal.

Descrições

A Implementação de políticas de organização e armazenamento adequadas para garantir a supervisão e a disponibilidade dos documentos.

B Garantia de acesso público irrestrito a documentos de interesse coletivo ou geral, exceto os sigilosos por Lei.

C Adoção de medidas para a preservação permanente de documentos que possuam valor histórico, probatório e informativo.

D Realização de descarte regular de documentos que não possuam mais valor administrativo, fiscal ou legal, observando critérios estabelecidos pela legislação.

Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. recebimento

2. registro

3. autuação

4. classificação

5. expedição/distribuição

6. controle/movimentação

( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.

( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.

( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.

( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.

( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.

( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.

Os documentos podem ser classificados de diversas maneiras, sendo que a partir dessa classificação é possível fazer a opção pela técnica de arquivamento mais condizente com o propósito que se tem. Nesse sentido, complete o enunciado a seguir com o termo correspondente.

________ é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento, como por exemplo, fichas.

Na administração pública, a eficiência na gestão de documentos é crucial para o acesso rápido e seguro às informações. O plano de classificação de documentos é uma ferramenta essencial nesse processo. Qual das seguintes afirmações melhor descreve a função de um plano de classificação em uma instituição pública?

A classificação de documentos é uma etapa crucial na organização de arquivos, permitindo a recuperação eficiente da informação. Existem diversos métodos de classificação, cada um com suas características e aplicações específicas.
Imagine um grande arquivo que reúne documentos sobre a história da música brasileira, o qual necessita da aplicação de método de classificação para organizar partituras musicais de diferentes compositores e épocas.
Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta o método de classificação mais adequado ao caso.