Questões de Concurso
Comentadas sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia
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Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos visa eliminação de documentos ou ao seu recolhimento para guarda permanente, e não contempla a fase intermediária.
(__)A padronização de práticas de gestão de documentos contribui para a criação de sistemas de classificação, mas não interfere nos procedimentos de eliminação de documentos, que são definidos exclusivamente por legislação específica.
(__)A avaliação documental é uma etapa primordial na gestão de documentos, pois permite a análise do valor administrativo, fiscal, legal e histórico de cada documento, determinando o tempo de guarda e a fase a que pertence no ciclo de vida documental.
(__)A política de acesso e segurança da gestão de documentos deve ser homologada às leis de proteção de dados, exigindo a adoção de medidas de controle de acesso, rastreabilidade das consultas e proteção contra acessos não autorizados.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].
A atividade à qual o texto se refere é a
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Considera‑se que o documento possui valor secundário quando ele é arquivado a fim de que o uso seja realizado para fins diversos ao qual ele foi criado.
(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.
III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.
IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.
Essa destinação divide-se em
O nível que conta com a gestão de diretrizes administrativas e de telecomunicações é o nível
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) estabeleceu diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). Dentre as definições estabelecidas, há uma que se refere à credibilidade de um documento arquivístico, enquanto afirmação de um fato, e existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.
Essa é a definição de
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad) é um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e indicar os metadados para desenvolver e/ou adquirir um Sigad.
Esse modelo de requisitos é conhecido como
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