Questões de Concurso Sobre documentos digitais / eletrônicos em arquivologia

Ainda que possuindo os mesmos elementos componentes dos documentos arquivísticos convencionais, os documentos arquivísticos eletrônicos diferenciam-se dos primeiros porque tais componentes são armazenados e gerenciados, separadamente, como:

De acordo com a Política de Dados Abertos do Poder Executivo federal, os dados devem ser representados em meio digital e

Os documentos digitais são armazenados fisicamente em suportes magnéticos, ópticos ou óptico-magnéticos. Esses documentos são armazenados por meio de:

O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, em seu artigo 15, dispõe que deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a saber:

A um conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções nos documentos arquivísticos digitais denomina-se:

“Um repositório digital confiável é um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário. (...) É bom esclarecer que o acesso direto aos documentos no repositório não exclui a necessidade de um SIGAD para apoiar a gestão arquivística.”

(Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, p. 11, 2015. Disponível em: http://conarq.gov.br/ images/publicacoes_textos/diretrizes_rdc_arq.pdf.)

Analise as afirmativas acerca da gestão de documentos digitais, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.

( ) O gerenciamento dos documentos de um repositório digital confiável deve estar de acordo com o modelo de referência OAIS (Open Archival Information System).

( ) A preservação dos documentos arquivísticos digitais, nas fases corrente, intermediária e permanente, deve estar associada a um repositório digital confiável.

( ) O pacote SIP (Submission Information Package) refere-se à eliminação dos documentos digitais e seus metadados associados.

( ) O pacote DIP (Dissemination Information Package) refere-se ao acesso a documentos digitais e seus metadados associados.

A sequência está correta em

“As tecnologias de informação trouxeram grandes mudanças às dinâmicas institucionais. Dentre elas destaca-se a utilização do correio eletrônico (do inglês electronic mail ou e-mail).”

(Diretrizes para a Gestão Arquivística de Correio Eletrônico Corporativo, 2012, p. 04. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicações_ textos/Correio_eletronico_completo_2.pdf.)

Referente ao correio eletrônico, assinale a alternativa INCORRETA.

“A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. (...) Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.”

De acordo com a afirmativa anterior, relacione adequadamente os tipos de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos aos seus respectivos conceitos.

1. Sistema de gestão arquivística de documentos.

2. Gerenciamento eletrônico de documentos.

3. Sistema de informação.

4. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

5. Gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

A sequência está correta em

A definição dos formatos de documentos digitais, no âmbito das entidades da Administração pública federal, deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas

Assinale a alternativa que apresenta a definição correta de documento digital.

A mensagem de correio eletrônico reconhecida como um documento arquivístico deverá ter qualidades inerentes a esse documento. Essas qualidades estão relacionadas a seguir, à exceção de uma. Assinale‐a.

Assinale a única opção, entre as abaixo, que está INCORRETA, quando se fala sobre o processo de documentação.

O documento codificado em dígitos binários é o documento

De acordo com a Resolução nº 20 de 16 de julho de 2004, do Conarq, o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional é

Sobre os documentos arquivísticos num ambiente digital, considere as afirmativas a seguir. I. O website do CRA-AC pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Portanto, dessa forma, deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição. II. Um e-mail convocando para uma reunião da Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho e retido para referência. III. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Por exemplo, ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade. Pode-se afirmar que:

Por sua alta definição e pela facilidade com que permitem intercâmbio entre as diferentes plataformas de tecnologia da informação, os formatos mais utilizados para a produ- ção de matrizes digitais de documentos de valor permanente são