Questões de Concurso Sobre documentos digitais / eletrônicos em arquivologia

Lopes (2009) afirma que a gestão integrada à microfilmagem e à digitalização necessita de planejamento arquivístico global da instituição.

Basenado-se no exerto acima, analise as afirmativas abaixo:

I- O microfilme, apesar de tratamentos sofisticados e adequados, tem durabilidade limitada.

II- A digitalização e a microfilmagem justificam a destruição de originais, visto que possibilitam o acesso às cópias idênticas dos originais.

III- A microfilmagem, se bem conduzida, pode ser de grande utilidade na preservação física do documento, possibilitando a cópia dos acervos de valor permanente.

IV- Há estudos que demonstram que, quando se trata de documentos de longo valor jurídico, que precisam ser guardados por mais de duas décadas, a solução da microfilmagem de substituição é economicamente justificável.

Estão corretas as afirmativas

De acordo com as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, a Autenticidade é qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.

Analise as afirmativas em relação à Identidade e Integridade, identificando com “V” as VERDADEIRAS e com “F” as FALSAS, assinalando a seguir a alternativa CORRETA na sequência de cima para baixo.

( ) Identidade é o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo).

( ) Integridade é a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.

( ) Integridade é a declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.

( ) Identidade e integridade são constatadas à luz do contexto (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico) no qual o documento arquivístico foi produzido e usado ao longo do tempo.

( ) Identidade é a relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação.

“A prática arquivística, até bem pouco tempo, estava voltada para o tratamento das grandes massas documentais que se acumularam sem critérios técnicos ao longo dos séculos. (...) A informação criada pelos computadores não era vista como arquivo, mas como dado, a separação era bem distinta” (SANTOS, 2005, p. 19 e 20). Sobre o avanço das tecnologias da informação nos arquivos está INCORRETO afirmar:

Sobre a documentação arquivística em ambiente digital, leia as afirmativas.

I. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado. São exemplos de documentos natos digitais: textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, mensagens de correio eletrônico, planilhas eletrônicas.
II. Se o documento digitado em processador de texto é impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original. Nesse caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produção do documento em papel.
III. Se o documento é produzido em sistema informatizado e, após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão em papel será eventual e o documento dela resultante será considerado uma cópia.

Pode-se afirmar que:

Rondinelli (2013) afirma que de acordo com a diplomática, a credibilidade de um documento arquivístico digital está diretamente vinculada a três conceitos básicos: acurácia, confiabilidade e autenticidade. Partindo dessa afirmativa, estabeleça a relação correta entre as colunas abaixo.
1. Acurácia 2. Autenticidade 3. Confiabilidade
( ) Preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez, e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo. ( ) Grau ao qual dados, informações, documentos e documentos arquivísticos são precisos, corretos, verdadeiros, livres de erros ou distorções, ou pertinentes ao assunto. ( ) Credibilidade de um documento arquivístico como uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere e é estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.
Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA de cima para baixo.

Leia o texto a seguir.

“Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio de seu recurso de fluxo de trabalho, estabelecer o status do documento, isto é, se é [...] _________, _________ ou _________. No caso dos documentos digitais, esse status é estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 49.

Marque a alternativa que completa CORRETAMENTE as lacunas.

A característica atribuída a um documento que está completo e inalterado denomina-se

Ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações a seus usuários, com rapidez e presteza, deve ser o objetivo de toda instituição. A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a propiciar maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição de ensino. Programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis e podem utilizar as formas de classificação acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. Sobre documentos arquivísticos no ambiente digital, considere as seguintes afirmativas.
I. Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Exemplos: textos, e-mails, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios aqui definidos.
II. As fotografias e os filmes digitais produzidos em uma instituição podem ser considerados documentos arquivísticos, desde que tenham sido elaborados ou recebidos no curso de uma atividade, isto é, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou referência. Tais documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.
III. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Pode-se afirmar que:

A definição dos formatos de documentos digitais, no âmbito das entidades da Administração pública federal, deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas

No caso de documentos digitais, quando se fala que o formato deve preservar os dados, a estrutura do documento e toda a informação inerente contextual, é o mesmo que conceituar

As diretrizes traçadas pela legislação vigente têm orientado as administrações públicas brasileiras a formularem políticas de arquivo e gestão documental. Sobre esse assunto, é correto afirmar que

Os documentos digitais podem ser classificados em estáticos, interativos dinâmicos e interativos não dinâmicos. Assinale a alternativa que apresenta um exemplo de documento digital interativo não dinâmico.

A Portaria Normativa MPOG nº 4/2016 da Secretaria de Gestão de Pessoas e Relações do Trabalho no Serviço Público teve o objetivo de criar:

Beatriz, recém-empossada numa Universidade Pública Federal, participou de capacitação no que concerne à Portaria Interministerial nº 1.677/2015. Ao iniciar suas atividades, verificou que uma de suas atribuições de seu cargo é o encerramento e a abertura de volumes quanto aos processos não digitais.
Considerando a legislação, qual situação Beatriz deverá evitar?

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Documento Eletrônico é um:

O documento codificado em dígitos binários é o documento

De acordo com a Resolução nº 20 de 16 de julho de 2004, do Conarq, o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional é

Sobre os documentos arquivísticos num ambiente digital, considere as afirmativas a seguir. I. O website do CRA-AC pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Portanto, dessa forma, deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição. II. Um e-mail convocando para uma reunião da Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho e retido para referência. III. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Por exemplo, ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade. Pode-se afirmar que: