Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Uma equipe de profissionais da área de arquivologia, após levantamento e análise da documentação de uma instituição, define o método principal e os métodos secundários a serem adotados para a organização dos documentos. A equipe apresenta o seguinte esquema:

PATRIMÔNIO

Acre

Brasília

Minas Gerais

Belo Horizonte

Borges, Carlos

Castro, Lucia

Rio de Janeiro

Jul a Ago de 2006

Out a Dez de 2007

Fev. a Abr de 2008

Esse esquema apresenta a configuração, na ordem, dos seguintes métodos

Em uma instituição de ensino superior, o fluxo documental é contínuo, exigindo atenção constante por parte dos profissionais que se ocupam dos documentos. Muitos documentos não devem ser disponibilizados ao público por sua natureza restritiva, já outros não possuem qualquer restrição de acesso e são classificados como

Um arquivista, ao organizar os arquivos de documentos acumulados de uma instituição de pesquisa, inicia seu trabalho com o levantamento de dados e verifica que, em uma sala, os documentos estão dispostos em estantes, armários e mapotecas. Observa que a forma física dos documentos é diversificada como: cd-rom, fitas, fotografias, discos e microformas e decide, já no levantamento, que esses documentos serão tratados de maneira diferenciada dos documentos convencionais, pois se trata de um arquivo

Considerando os estágios de evolução dos arquivos, aquele que se caracteriza pelo desempenhar de suas funções no estágio de terceira idade constitui o arquivo

Um aluno do quinto período do curso de arquivologia chega mais cedo à aula e encontra, no quadro de giz, resquício da aula anterior com o seguinte esquema:

4 __ Documentação e Informação 4-1 ___ Sistema de Arquivos 4-2 ___ Sistema de Bibliotecas 4-3 ___ Processamento de Dados 4-3-1 _____ Sistemas 4-3-1-1 _______ Documentação de Sistemas

O aluno imediatamente identifica que essa estrutura corresponde ao método

Qual o significado de se atribuir um valor secundário a um documento, durante um processo de “valoração dos documentos”?

Quais os termos empregados que expressam os estágios distintos do arquivamento de acordo com a teoria das três idades?

São métodos de arquivamento reconhecidos:

Assinale a opção que indica a primeira atividade de uma operação de arquivamento.

Analise os nomes a seguir.

1. Robson Santos LTDA.

2. Maria Nélida González de Gómez.

3. Luciano Santa Cruz.

4. Fernanda Monte Verde.

5. José Vieira Ribeiro Filho.

De acordo com as regras arquivísticas, assinale a opção que indica a sequência numérica correta para a ordenação dos nomes acima.

Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa correta.

Um tipo de arquivamento alternativo ao alfabético é o numérico simples. Em relação método numérico simples, assinale a V para a afirmativa e F para a falsa.

( ) Todos os documentos que entram para o arquivo são numerados em ordem crescente por ordem de chegada.

( ) É um método indireto que exige a consulta a um arquivo de fichas ou um índice para se localizar o número correspondente ao assunto em questão.

( ) Uma de suas vantagens é que facilita a localização e o manuseio de documentos, principalmente nas grandes empresas.

As afirmativas são, respectivamente,

Usando o método alfabético nominal usual, serão criadas pastas em nome de Francisco Duarte Diniz e de Maria Cláudia Gusmão Monte Alto.

Elas serão arquivadas, respectivamente, como

A estrutura da tabela de classificação de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura

Os arquivos utilizam elementos que são essenciais à sua organização, como: o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública – atividade meio – e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa à atividade meio – da administração pública. Esses elementos são instrumentos fundamentais para a organização dos arquivos

Vários arquivos públicos, que concentram grandes massas documentais, realizam ações relevantes para a sociedade. No entanto, é importante controlar esses volumes documentais que são, muitas vezes, armazenados indiscriminadamente, sob pena de perder a referência otimizada de prestação de serviços públicos. Assim, de forma racional, esses arquivos elaboram tabelas que visam a obter autorização para a destruição dos documentos sem valor, do tipo rotineiro. Essas são as tabelas de

Em uma instituição com 180 anos de existência, o processo de organização de arquivos é uma das etapas mais importantes da administração, pois objetiva a preservação da memória institucional, disponibilizando, quando necessário, as informações organizadas. Contudo, um grande trabalho deve ser efetivado para estabelecer a direção que os documentos devem seguir, podendo ser: redução do volume do acervo, transferência para um depósito de armazenamento intermediário ou definitivo ou, simplesmente, a destruição ou descarte. Esse trabalho que é realizado na documentação é conhecido arquivisticamente como

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

Correlacione as colunas, tomando por base as definições dos métodos de arquivamento:

1. Alfabético nominal

2. Alfabético Geográfico

3. Alfabético Específico

4. Numérico Simples

5. Variadex

( ) Assuntos dos documentos.

( ) Numerados conforme a sua chegada.

( ) Cidades ou Estados.

( ) Dá cores a um tipo de letra, facilitando sua localização.

( ) Nomes de pessoas ou empresas

A sequência correta de cima para baixo é:

O esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e das funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido, é conhecido por plano de