Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 17

Q3057345

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057345 Arquivologia

Em um arquivo intermediário, os documentos são armazenados temporariamente, aguardando sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para o arquivo permanente. Durante o período de guarda no arquivo intermediário, é fundamental que os documentos sejam acondicionados e armazenados de forma adequada, para garantir sua preservação e integridade. Assinale a alternativa que apresenta uma medida de conservação preventiva que pode ser adotada no arquivo intermediário.

A

Utilizar caixas de papelão comum para armazenar os documentos, pois são mais baratas e acessíveis.

B

Empilhar as caixas de arquivo diretamente no chão, para otimizar o espaço disponível.

C

Manter o arquivo intermediário em um ambiente com alta umidade e temperatura, para acelerar o processo de deterioração dos documentos.

D

Controlar as condições ambientais do arquivo intermediário, como temperatura, umidade e iluminação, para evitar a degradação dos documentos.

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Q3057344

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057344 Arquivologia

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por receber, registrar, classificar, distribuir e expedir documentos. Durante o processo de registro de um documento, o servidor responsável identifica que o documento não possui assinatura do remetente. Considerando as boas práticas de protocolo e arquivo, assinale a alternativa que apresenta o procedimento mais adequado a ser adotado pelo servidor nessa situação.

A

Devolver o documento ao remetente, solicitando a sua regularização.

B

Receber o documento, mas não atribuir um número de protocolo, aguardando a regularização posterior.

C

Receber e registrar o documento normalmente, informando ao destinatário sobre a ausência da assinatura.

D

Recusar o recebimento do documento, informando ao remetente que ele não pode ser protocolado sem assinatura.

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Q3057343

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057343 Arquivologia

Em um arquivo permanente de uma instituição pública, os documentos são organizados de acordo com o método de arquivamento ideográfico, que classifica os documentos por assunto, utilizando um plano de classificação. Para facilitar a localização e o acesso aos documentos, o arquivo utiliza um índice que relaciona os assuntos aos seus respectivos códigos de classificação. Assinale a alternativa que apresenta o tipo de índice mais adequado para um arquivo permanente organizado pelo método ideográfico.

A

Índice alfabético nominal.

B

Índice numérico simples.

C

Índice geográfico.

D

Índice ideográfico.

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Q3057341

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057341 Arquivologia

Para o trabalho de arquivamento é fundamental conhecer e entender algumas das técnicas mais utilizadas para gerir documentos arquivados e as vantagens oferecidas por elas. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA:

A

Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles.

B

O método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permite uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome.

C

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.

D

O método temático é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.

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Q3057339

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057339 Arquivologia

Constitui-se de documentos relacionados aos objetivos imediatos de sua produção ou recepção. São aqueles utilizados com frequência pelos órgãos produtores, assim como sua consulta. É necessário estabelecer um código de classificação de documentos, do que for produzido ou recebido pelo órgão ao longo de suas atividades.

O enunciado acima define:

A

Arquivo morto.

B

Arquivo intermediário.

C

Arquivo corrente.

D

Arquivo permanente.

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Q3057338

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Atendente/Recepcionista |

Q3057338 Arquivologia

Na Administração Pública, os documentos em papel, oriundos de órgãos externos e cidadãos, são recebidos e protocolizados. Sobre o tema, atribua V para verdadeiro ou F para falso:

(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.

Analisados os itens é CORRETO afirmar que:

A

Os itens I, III e IV estão corretos.

B

Apenas os itens II e IV estão corretos.

C

Os itens II, III e IV estão corretos.

D

Todos os itens estão corretos.

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Q3057243

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Agente Administrativo |

Q3057243 Arquivologia

Assinale a alternativa que indica CORRETAMENTE a fase da gestão de documentos citada na afirmação a seguir:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):

A

Utilização.

B

Destinação.

C

Elaboração.

D

Distribuição.

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Q3057238

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Agente Administrativo |

Q3057238 Arquivologia

Na gestão de documentos se estuda o método de arquivamento dos documentos, que é denominado pela natureza do documento a ser arquivado. O método de arquivamento é dividido em duas classes: básicos e padronizados. Assinale a alternativa que cita CORRETAMENTE um método padronizado de arquivamento:

A

Automático.

B

Geográfico.

C

Ordinário.

D

Ideográfico.

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Q3057236

Ano: 2024 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE Prova: CONSULPAM - 2024 - Prefeitura de Guaraciaba do Norte - CE - Agente Administrativo |

Q3057236 Arquivologia

De acordo com os conhecimentos adquiridos sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA:

A

Garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária.

B

Contribuir para o acesso e a conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.

C

Conservar os documentos a um custo mínimo de espaço e manutenção, enquanto forem indispensáveis às atividades correntes.

D

Assegurar a eliminação de documentos, inclusive os de alto valor fiscal, legal e para pesquisa.

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Q3054597

Ano: 2024 Banca: GANZAROLI Órgão: Prefeitura de Amaralina - GO Prova: GANZAROLI - 2024 - Prefeitura de Amaralina - GO - Agente Administrativo |

Q3054597 Arquivologia

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.

II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).

III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.

IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.

A

As afirmativas I, II e III estão corretas.

B

As afirmativas I, II e IV estão corretas.

C

As afirmativas II e IV estão corretas.

D

Todas as afirmativas estão corretas.

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Q3054596

Ano: 2024 Banca: GANZAROLI Órgão: Prefeitura de Amaralina - GO Prova: GANZAROLI - 2024 - Prefeitura de Amaralina - GO - Agente Administrativo |

Q3054596 Arquivologia

Uma maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado é chamado de geográfico. Nesse sentindo, assinale a alternativa que descreva corretamente a ordenação de documentos por cidade:

A

Campos; Itacoatiara; Lorena; Manaus; Rio de Janeiro; São Paulo.

B

Campos (Rio de Janeiro); Itacoatiara (Amazonas); Lorena (São Paulo), Manaus (Amazonas); Rio de Janeiro (Rio de Janeiro); São Paulo (São Paulo).

C

Manaus/Itacoatiara; Rio de Janeiro/Campos; São Paulo/Lorena.

D

Pasta do estado do Amazonas: Manaus/Itacoatiara; Pasta do estado do Rio de Janeiro: Rio de Janeiro/Campos; Pasta do estado de São Paulo: São Paulo/Lorena.

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Q3054595

Ano: 2024 Banca: GANZAROLI Órgão: Prefeitura de Amaralina - GO Prova: GANZAROLI - 2024 - Prefeitura de Amaralina - GO - Agente Administrativo |

Q3054595 Arquivologia

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.

III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.

IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.

A

As afirmativas I, II e III estão corretas.

B

As afirmativas I, II e IV estão corretas.

C

As afirmativas II e IV estão corretas.

D

Todas as afirmativas estão corretas.

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Q3054510

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Santa Leopoldina - ES Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Santa Leopoldina - ES - Atendente |

Q3054510 Arquivologia

Na arquivologia, o inventário é:

A

Documento que descreve as políticas de uma instituição.

B

Relatório de desempenho de um arquivista.

C

Registro de queixas recebidas por uma instituição.

D

Lista detalhada dos documentos em um arquivo, incluindo informações sobre a avaliação.

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Q3054257

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Santa Leopoldina - ES Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Santa Leopoldina - ES - Agente de Serviços Gerais |

Q3054257 Arquivologia

Qual é a principal função do registro de recebimento em um sistema de controle de entrega de correspondência?

A

Confirmar a entrega da correspondência ao destinatário correto, evitando erros de endereçamento e devoluções.

B

Permitir o rastreamento da correspondência desde o envio até a entrega, fornecendo informações precisas sobre a localização em tempo real.

C

Gerar relatórios estatísticos sobre o volume de correspondências entregues, permitindo a análise de desempenho e a identificação de possíveis gargalos.

D

Registrar a data e a hora da entrega, permitindo o cálculo do tempo médio de entrega e a identificação de atrasos.

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Q3054104

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Santa Leopoldina - ES Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Santa Leopoldina - ES - Auxiliar de Serviços Gerais |

Q3054104 Arquivologia

A gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa. Com base em alguns métodos de armazenamento de arquivos, relacionar as colunas e assinalar a sequência correspondente.

(1) Numérico. (2) Geográfico. (3) Ideográfico.
( ) Leva em conta o local ou a origem dos arquivos. ( ) Também chamado de temático, foca exclusivamente nos assuntos dos documentos. ( ) Uma de suas variações analisa a sequência cronológica dos arquivos.

A

1 - 2 - 3.

B

1 - 3 - 2.

C

2 - 3 - 1.

D

3 - 2 - 1.

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Q3054003

Ano: 2024 Banca: MS CONCURSOS Órgão: CRIS - SP Prova: MS CONCURSOS - 2024 - CRIS - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3054003 Arquivologia

As pastas suspensas são recomendadas para a documentação que tem uma consulta muito frequente e que ainda não possui volume suficiente para ser acondicionada em caixa-arquivo. Contudo, deverão ser armazenadas em móvel próprio (arquivo, caixa, armário, gaveteiro etc. para pasta suspensa). Sobre este método de arquivamento não se deve:

A

Identificar cada visor das pastas suspensas por setor produtor.

B

Dispor as pastas em ordem alfabética, numérica simples ou cronológica.

C

Identificar cada pasta com os códigos de classificação.

D

Utilizar a identificação “documentos diversos.”

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Q3054002

Ano: 2024 Banca: MS CONCURSOS Órgão: CRIS - SP Prova: MS CONCURSOS - 2024 - CRIS - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3054002 Arquivologia

O método de arquivamento que dispõe os documentos dentro das pastas/caixas com data mais antiga até a mais recente é o:

A

Cronológico.

B

Alfabético.

C

Numérico simples.

D

Variadex.

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Q3053998

Ano: 2024 Banca: MS CONCURSOS Órgão: CRIS - SP Prova: MS CONCURSOS - 2024 - CRIS - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3053998 Arquivologia

Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente. Dispor os documentos dentro das caixas (se necessário, também, dentro de pastas) de acordo com um dos métodos de arquivamento. Os documentos devem ser acondicionados em caixas-arquivo tamanho padrão, cujas dimensões recomendadas são:

A

0,11m de largura por 0,24m de altura e 0,36m de comprimento.

B

0,12m de largura por 0,25m de altura e 0,37m de comprimento.

C

0,13m de largura por 0,26m de altura e 0,38m de comprimento.

D

0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento.

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Q3053997

Ano: 2024 Banca: MS CONCURSOS Órgão: CRIS - SP Prova: MS CONCURSOS - 2024 - CRIS - SP - Auxiliar Administrativo |

Q3053997 Arquivologia

Considere os seguintes nomes:
João Barbosa Santos. Marta Silva Santos. Vitória Lima Santos. Luciano Castro Santos.
A correta sequência, segundo o método de arquivamento alfabético, para organizar a lista acima é:

A

Santos, João Barbosa.

Santos, Luciano Castro.

Santos, Vitória Lima.

Santos, Marta Silva.

B

Santos, João Barbosa.

Santos, Luciano Castro.

Santos, Marta Silva.

Santos, Vitória Lima.

C

Santos, Marta Silva.

Santos, Vitória Lima.

Santos, João Barbosa.

Santos, Luciano Castro.

D

Santos, Vitória Lima.

Santos, Marta Silva.

Santos, Luciano Castro.

Santos, João Barbosa.

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Q3051989

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Santa Leopoldina - ES Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Santa Leopoldina - ES - Agente administrativo |

Q3051989 Arquivologia

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua recuperação eficiente e a preservação da memória institucional, chama-se:

A

Protocolo.

B

Eliminação permanente.

C

Gestão de documentos.

D

Digitalização.

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Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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