Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Observe a figura a seguir:

A figura representa o sistema de codificação de matérias classificado como: 

Em uma unidade escolar, o processo de classificação dos documentos para sua organização e seu arquivamento precisa atentar para alguns aspectos importantes, dentre eles:

Os arquivos possuem um ciclo de vida que começa com a criação do documento e se encerra quando o ato, ação ou evento que o originou é concluído, levando em consideração também a sua frequência de uso. O ciclo pode ser categorizado em arquivo corrente ou de gestão, arquivo intermediário e arquivo permanente. Em relação ao arquivo intermediário destaca-se que são:

Documentos manuscritos, datilografados ou impressos, cujo suporte predominante é o papel. Exemplos: atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos, relatórios, são denominados:

A correta aplicação da gestão de documentos permite controlar e acompanhar tudo o que é produzido ou recebido pela organização, garantindo a uniformização de procedimentos e eficiência na recuperação da informação. Tendo em vista que medidas de controle e acompanhamento contribuem para transparência, desburocratização, legalidade dos atos administrativos e destinação adequada dos documentos, assinale a afirmativa correta.

Em relação às fases do ciclo vital dos documentos, assinalar a alternativa CORRETA:

Os documentos de 2ª idade, no ciclo de vida de um documento, correspondem aos documentos

A respeito do processo de gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:
I. As atividades de protocolo compreendem basicamente as operações de recepção, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação e expedição, que visam ao controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam na instituição, assegurando sua localização e acesso.
II. As atividades de arquivo compreendem basicamente as operações de classificação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo, garantindo sua guarda, recuperação, preservação e acesso.
III. Tais atividades não podem ser tratadas como etapas distintas, pois o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
Assinale

Ao gerenciar arquivos e pastas em um ambiente digital, qual das seguintes ações é a mais apropriada para manter uma organização eficiente e facilitar a recuperação de dados?

Analise as afirmações a seguir.
1. ( ) A organização de arquivos é opcional e não desempenha um papel significativo na eficiência da gestão de documentos.
2. ( ) A classificação é um princípio fundamental na organização de arquivos, envolvendo a categorização de documentos relacionados.
3. ( ) A manutenção de um inventário ou catálogo de documentos é desnecessária, pois os nomes dos arquivos já fornecem informações suficientes.
4. ( ) A destruição de documentos é uma prática recomendada para liberar espaço de armazenamento, mas deve ser realizada de acordo com os prazos de retenção legalmente estabelecidos.

São verdadeiras: 

A prática de arquivamento desempenha um papel crucial na organização e no acesso eficiente a documentos e informações. Os seguintes princípios de arquivamento são fundamentais para garantir que os documentos sejam facilmente recuperáveis quando necessário, EXCETO: 

Arquivar, é o ato de manter documentos de forma organizada e acessíveis ao longo do tempo. Essa tarefa exige do responsável a organização dos documentos, mas também exige conhecimentos, da administração que atua, como da natureza do documento a serem classificados. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado para as suas finalidades. São métodos de arquivamento básicos, EXCETO:

Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo Teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro − Editora: FGV, 2004.

Com base na teoria das três idades, os documentos de valor histórico que são alocados em centros distantes de suas entidades produtoras constituem os arquivos 

Considere que um arquivista, responsável por cuidar dos documentos da Secretaria de Educação de Minas Gerais, decida manter determinados documentos na própria repartição do Órgão, tendo em vista a necessidade de consultá-los frequentemente.
Com base na teoria arquivística, evidencia-se na situação um exemplo de arquivo 

Em gestão documental, o instrumento utilizado para definir os prazos de guarda e de destinação final de documentos é

Na arquivologia, a Teoria das Três Idades foi um modelo idealizado para gerenciar o ciclo de vida dos documentos, pautando-se na frequência com que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento.
No que concerne à Teoria das Três Idades, o tipo de arquivo que está associado ao serviço de protocolo é o

Com o intuito de desempenhar uma adequada gestão documental, é necessário que o responsável tenha o devido entendimento sobre a classificação dos documentos.
Acerca do tema, relacione os exemplos a seguir com suas classificações. 

1. Disco Magnético 2. Audiovisuais 3. Original
( ) Gênero ( ) Suporte ( ) Forma

A relação correta, de cima para baixo, é

Leia o enunciado e responda:

Corresponde a um conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação destes, garantindo assim, o acesso à informação. 

O enunciado define: 

Sobre a gestão de documentos, atribua V para item verdadeiro e F para item falso: 

( ) É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.

( ) É operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação de recursos informacionais, humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

( ) A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda. As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado. 

Respondidos os itens, a sequência CORRETA é: 

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Teoria das Três Idades é definida como Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Sobre o tema, analise os itens abaixo: 

I- Arquivos correntes são aqueles considerados como de valor primário, ou seja, cujas informações serão constantemente utilizadas. Nessa fase, é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os irá utilizar com frequência.  

II- A segunda idade é a fase correspondente a um momento intermediário na utilização da documentação. Isso significa que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas ainda assim guardará informações necessárias. 

III- A última fase diz respeito à destinação dos documentos. Se as informações são relevantes, por motivos históricos, administrativos, jurídicos ou fiscais, é possível que a documentação deva ser preservada indefinidamente. Do contrário, esses documentos poderão ser eliminados, sempre em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados. 

IV- É importante destacar que a teoria das três idades é uma unanimidade do ponto de vista da Arquivologia. Não existem outras teorias que estabeleçam definições por idades ou ciclo vital. 

Analisados os itens, é CORRETO afirmar que: