Questões de Concurso
Sobre protocolo em arquivologia
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A tramitação de documentos consiste na identificação dos documentos de arquivo por meio de pontos de acesso.
Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
O protocolo visa, sobretudo, a identificação de metadados, com os quais são possíveis o controle e o acesso aos documentos de arquivo.
Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.
A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo — ofício ou carta — não deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espécie do documento e o órgão emissor para, em seguida, encaminhá-lo imediatamente ao seu destinatário.
O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.
O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
A autuação mencionada na situação descrita é o termo que caracteriza a abertura do processo.
O recebimento, o registro, a movimentação e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade do setor de protocolo.
A correspondência particular não deve ser expedida pelas unidades de protocolo — central ou setorial — do órgão.
Recebimento, classificação, registro e distribuição são tarefas de protocolo no âmbito do arquivo corrente.
Após o recebimento da correspondência, deve-se, em primeiro lugar, separar a correspondência oficial sigilosa da particular de caráter ostensivo.
A distribuição de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário é denominada transferência.