Questões de Concurso
Sobre protocolo em arquivologia
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I. a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo.
II. a atualização do número de folhas que contêm o processo no momento em que deixa a unidade.
III. o registro, de forma precisa e clara, das razões do encaminhamento do processo tais como: “para instruir”, “para dar parecer”, “para pagamento”, “para publicar”, “para autorizar”, “para empenhar”, “para arquivar”, “para consulta”, etc.
IV. a data da remessa.
É correto o que está contido em :
( ) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto facultativos.
( ) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal em casos apropriados.
( ) A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado.
( ) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais.
( ) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu cadastramento e tramitação.
I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o motivo da devolução.
II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor.
III. separar a correspondência institucional da particular.
IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a correspondência particular mediatamente ao destinatário.
V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico.
É correto o que está contido em:
O protocolo do MI deve ser responsável pela abertura e controle da tramitação de processos, enquanto aos arquivos cabe o registro dos outros documentos (correspondências, relatórios etc.).
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.
A primeira atividade do protocolo, quando o documento de arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
A distribuição de documentos, uma das atividades de protocolo, é desenvolvida em todos os setores de uma organização.
Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.