Questões de Arquivologia para Concurso

Todas as afirmações abaixo sobre a conservação de documentos estão corretas, EXCETO.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes. Como são chamados os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia?

Que tipo de arquivo possui as características descritas abaixo?

Quanto à natureza de documento, como são chamados aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnéticas, fitas cassetes, disquetes, CD-ROM, microformas, etc., e que por essa razão, merecem tratamento cuidadoso em seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservação etc.?

Como é chamada a fase do protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes?

Todas as afirmações abaixo sobre a fase de classificação do protocolo estão corretas, EXCETO.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades:

I. Recebimento e Classificação;

II. Registro – Autuação;

III. Movimentação: Expedição – Distribuição;

IV. Controle da variação / Automação

Após análise dos itens acima podemos concluir que:

A finalidade do arquivo é (...) colocar e conservar, numa mesma ordem, documentos devidamente classificados e outros papeis relacionados com um indivíduo ou uma empresa, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração ou perda e, ao mesmo tempo, facilite a localização e o manejo dos documentos. Tem por objetivo proporcionar lugar seguro, organização, localização rápida dos documentos e restauração do passado, formando uma memória de grande valor.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 221)

Observando a finalidade do arquivo e sua gestão, analise as proposições que seguem.

I - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, relata que a natureza do assunto dos documentos pode ter classificação ostensiva cuja divulgação não prejudica a administração e classificação sigilosa em que os documentos, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

II - O valor de um documento pode ser identificado a princípio pela sua finalidade e natureza, podendo ser de natureza comercial, científica, técnica e oficial.

III - O método follow-up é um arquivo de prosseguimento que permite acompanhar assuntos pendentes ou com prazos marcados. Um follow-up utiliza 31 pastas de arquivos, sendo uma pasta para cada dia do mês, e mais 12 pastas, uma para cada mês do ano, totalizando 43 pastas.

IV - O método variadex é variante do método alfabético e as cores são usadas para facilitar o arquivamento e a localização do documento. Cada cor representa um grupo de letras do alfabeto; as cores são atribuídas a pastas e a primeira letra do nome.

V - O método alfabético consiste na alocação de documento por ordem alfabética crescente ou decrescente, com necessidade de índices. É o método mais simples e eficaz para a gestão do arquivo. Pode possuir notações abertas como A, B, C e notações fechadas Aa, Ab, Ac.

Estão CORRETAS as assertivas:

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

Para organizar um arquivo, é necessário conhecer a nomenclatura dos elementos que fazem parte dele. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Analise as expressões seguintes:

I. Acervo é o conjunto de documento de um arquivo.

II. Acesso é a possibilidade de consulta aos documentos de um arquivo.

III. Arquivista é o profissional de arquivo. Deve ter curso superior.

IV. Arquivologia é a ciência que trata dos arquivos públicos e suas especificações.

Marque SOMENTE a informações corretas.

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas, estando entre elas temos inspeção, que consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, porque vários motivos fazem-no chegar ao arquivo.

Com base no enunciado, marque os elementos que correspondem à inspeção.

É muito importante organizar o arquivamento de documentos para facilitar o acesso do usuário. Assim, com um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir sobre o método de arquivamento a ser usado: alfabético; numérico; alfanumérico. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Marque o dado que não faz parte do método alfabético.

Arquivo é a designação de um conjunto de documentos acumulados e conservados por pessoas ou instituições para fins de prova ou informação. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Para organizar um arquivo priorizando “nomes” deve-se seguir:

Arquivo _________________ caracteriza-se pela predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

O prazo para guarda dos documentos é uma das decisões mais importantes no planejamento do arquivo. A tabela de _____________ é o documento que define o prazo para guarda dos documentos e consiste em um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação documentos.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

O processo de arquivamento deve observar alguns princípios, dentre eles, o princípio da __________________, também chamado de princípio temático, que recomenda que os documentos sejam reclassificados por assunto sem ter em conta sua proveniência e sua classificação original.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) entende-se por gestão de documentos:

Com base em Cruz (1998) em que consiste a tecnologia denominada workflow aplicada nos procedimentos executados pelos profissionais que atuam com documentos digitais. Assinale a alternativa CORRETA:

CRUZ, T. Workflow, a tecnologia que vai revolucionar o processo produtivo das manufaturas na organização moderna. São Paulo: Editora Atlas, 1998