Questões de Concurso Comentadas sobre arquivologia

Imagine que uma empresa de contabilidade, após anos de trabalho com arquivamento físico de documentos, decidiu migrar para um sistema digital para melhorar a eficiência e segurança do processo. Para isso, eles estão realizando um projeto piloto de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Considerando a situação descrita sobre a implementação de um sistema digital de gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa de contabilidade, assinale a alternativa que indica, corretamente, as ações recomendadas para garantir a eficiência e segurança do processo:

Qual a classificação dos documentos públicos de acordo com sua natureza e utilização?

O despacho é a decisão ou o encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. Há vários tipos de despacho, como por exemplo, aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento, conhecido como:

Assinale a alternativa que traduz corretamente a forma de arquivamento dos nomes de pessoas físicas.

1 – Paulo Souza Neto

2 – Bruno Souza Filho

3 – Walter Santo Cristo

4 – J. Alves

5 – Jorge Alves

Em relação ao arquivamento vertical, são verdadeiras as asserções seguintes, salvo:

As técnicas de arquivamento podem tanto empregar métodos básicos como métodos padronizados. Nesse sentido, qual é o tipo de método que combina letras, números e cores?

Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?

Os documentos podem ser classificados de diversas maneiras, sendo que a partir dessa classificação é possível fazer a opção pela técnica de arquivamento mais condizente com o propósito que se tem. Nesse sentido, complete o enunciado a seguir com o termo correspondente.

________ é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento, como por exemplo, fichas.

Na administração pública, a eficiência na gestão de documentos é crucial para o acesso rápido e seguro às informações. O plano de classificação de documentos é uma ferramenta essencial nesse processo. Qual das seguintes afirmações melhor descreve a função de um plano de classificação em uma instituição pública?

O protocolo é um aspecto fundamental na gestão de documentos em órgãos públicos, atuando como a porta de entrada e saída de documentos. Qual das seguintes atividades NÃO é típica da função de protocolo em uma instituição pública?

Como são classificados os arquivos, segundo o estágio de evolução, para que seja feita a destinação adequada das informações?

Em um documento oficial, como deve ser a numeração das páginas no padrão ofício?

A preservação de documentos arquivísticos digitais tem por objetivo

O instrumento pelo qual se determina o prazo de armazenamento de um documento no arquivo, com base na sua classificação, bem como a sua destinação após transcorrido o prazo previsto, recebe o nome de: 

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os documentos públicos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes, são classificados como: 

São objetivos da gestão de documentos:
I. Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.
II. Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
III. Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
Está CORRETO o que se afirma:

Considerando-se a conceituação e caracterização dos documentos de arquivo, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.
( ) Documento é toda unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte ou formato. ( ) Todo documento é uma fonte de informação, como livros, revistas, jornais, manuscritos e fotografias. ( ) Entende-se por formato o material no qual são registradas as informações, enquanto suporte é o conjunto das características físicas de apresentação das técnicas de registro e da estrutura de informação de um documento.

As atividades de protocolo são um conjunto de operações que visam ao controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal.
Consideram-se atividades de protocolo:

I. Recebimento.
II. Distribuição. III. Aviso de classificação. IV. Registro.
Está CORRETO o que se afirma:

A teoria das três idades é a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes. O arquivo corrente é o conjunto de documentos:

Sobre o controle da tramitação de documentos, analisar a sentença.
O controle da tramitação consiste em registrar o curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa (1ª parte). São as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado somente por meio de cadernos físicos de protocolo (2ª parte).

A sentença está: