Questões de Concurso
Sobre organização e metodos em secretariado
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Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à(o) secretária(o) providenciá-las. Segundo Veiga (2010), a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, a saber:
I. Convocação dos participantes.
II. Pauta da reunião.
III. Lista de Presença.
IV. Ata.
Quais estão corretos?
No que diz respeito a técnicas secretariais, julgue o item subsecutivo.
A ata de reunião é um documento que deve ser escrito
sem parágrafos e descrever fielmente o que é tratado na
reunião. Após sua elaboração, todos os participantes
devem lê-lo e, em seguida, assiná-lo para sua validação.
No que se refere a relações humanas no trabalho, gestão de pessoas e temas correlatos, julgue o item.
As organizações buscam associar as ações e estratégias
relacionadas ao processo de gestão de pessoas às novas
demandas da economia industrial em que estão
inseridas. Devem ser considerados especialmente o
cumprimento da carga horária e o número de ausências
dos colaboradores.
No que se refere a relações humanas no trabalho, gestão de pessoas e temas correlatos, julgue o item.
No âmbito da atuação do profissional de secretariado
executivo, a organização do trabalho com foco em
atividades operacionais sem a efetiva participação nos
assuntos estratégicos da alta direção não interfere no
nível de motivação desse profissional.
Acerca de sistemas administrativos e estrutura organizacional, julgue o item subsecutivo.
A organização dos espaços de trabalho tem importância
fundamental na integração das equipes e na forma de
comunicação dos colaboradores. Nesse contexto, o
layout é o nome que se dá às estações de trabalho que,
em alguns lugares, também podem ser chamadas de
baias.
Acerca de sistemas administrativos e estrutura organizacional, julgue o item subsecutivo.
Um dos componentes de um sistema administrativo é a
saída ou output. Nesse componente, a organização deve
apresentar os resultados gerados pelo trabalho que
realiza.
Acerca de sistemas administrativos e estrutura organizacional, julgue o item subsecutivo.
Sistemas administrativos correspondem ao conjunto de
softwares livres adotados por uma organização para
melhorar o gerenciamento integrado das atividades
administrativas.
A respeito de gestão secretarial, julgue o item à luz da Lei de regulamentação da profissão de secretariado.
De acordo com a matriz de Eisenhower, também
conhecida como matriz de produtividade, as atividades
importantes são aquelas que trazem resultado no curto,
médio e longo prazos e podem ser planejadas e as
atividades urgentes são aquelas cujo prazo já venceu e
são realizadas com pressão e estresse.
Os gráficos de organização mostram os meios utilizados para a obtenção dos resultados. Nos gráficos de organização, procuram-se mostrar os resultados técnicos que estão sendo usados, sejam tais recursos operações técnicas ou sistemas de órgãos e pessoas dispostas de maneira a atingirem certos resultados. O Fluxograma Global ou de Coluna é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são: é utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; permite demonstrar o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.
Sobre o símbolo do documento , leia as afirmativas.
I. Serve para identificar qualquer tipo de documento, como cheques, faturas, recibos. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo, geralmente abreviando-se por questões práticas.
II. Quando da emissão de um documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.
III. Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo do documento.
Pode-se afirmar que:
Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.
(http://www.portaldosecretariado.com.br)
Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.
A agenda, manual ou eletrônica, é um instrumento necessário para se fazer o controle de atividades. Por meio dela, são checados, anotados, organizados, planejados e controlados compromissos, tarefas, reuniões e pagamentos.
No que se refere ao gerenciamento da agenda, assinale a alternativa INCORRETA.
Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.
Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.
I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.
II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.
III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.
IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.
V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.
Estão corretas as afirmativas:
Analise os conceitos a seguir, considerando os estudos de Mazulo (2009).
• “_______ aceitando o crescimento através de possibilidade de atuar em várias frentes ao mesmo tempo; [...]
• _______ pois as atividades secretariais envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa; [...]
• _______ uma vez que a função do secretário é ser facilitador, otimizar a rotina das pessoas e solucionar problemas; [...]
• _______ resolver as diversas situações com flexibilidade, destreza e elegância; [...]
• _______ é fundamental à estrutura da organização, a seus valores,suas características e à diversidade humana; [...]
• _______ ressaltando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executá-las.”
Assinale a alternativa que corresponde correta e
respectivamente aos conceitos descritos anteriormente.
Leia as seguintes definições referentes aos sistemas de PABX.
I. Todas as ligações internas e a maioria das ligações para fora da empresa são feitas pelos usuários de ramais.
II. Terminais de onde saem e entram as ligações telefônicas.
III. Aparelho que impede a realização de ligações interurbanas.
IV. Só realizam ligações internas.
V. Meio pelo qual se efetuam as ligações entre ramais e linhas-tronco.
As definições correspondem, respectivamente, a: