Questões de Concurso Sobre organização e metodos em secretariado

Uma das ferramentas de administração mais utilizadas é a matriz urgente-importante, também conhecida como matriz de Eisenhower. Um profissional de secretariado pode utilizar essa matriz para determinar quais tarefas devem ser feitas primeiramente. A prioridade é dada com base na análise dos graus de urgência e de importância de cada tarefa, sendo que o conceito de importância está associado à(ao)

Assinale a alternativa que indica corretamente atividades utilizadas de forma sistemática em toda organização pública de modo a garantir o seu melhor desempenho.

Dentre as rotinas administrativas típicas de um oficial administrativo, assinale a que NÃO se enquadra com uma delas.

Em relação à conservação de equipamentos, analise as seguintes assertivas:

I. Os equipamentos certamente terão sobrevida maior se forem utilizados conforme as instruções do fabricante (manual).

II. Qualquer problema que impeça o uso de um equipamento deve ser informado a quem de direito: nada de tentar consertar o telefone quando não se tem capacitação para isso.

III. Se o equipamento apresentar problemas, deve-se solicitar imediatamente a visita de um técnico ou enviar o equipamento para a assistência técnica competente.

Quais estão corretas?

Veiga (2010) define uma das técnicas secretariais como uma importante ferramenta de trabalho que possibilita organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos e que deve estar constantemente atualizada(o) e organizada(o). Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares gerenciadores em substituição a essa técnica, que se denomina:

O processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, denomina-se:

Medeiros e Hernandes (2010) definem que, apesar do avanço tecnológico e de algumas empresas já terem optado pelo escritório automatizado, grande parte da comunicação empresarial é ainda efetuada por meio de correspondência verbal escrita em papel. Sendo assim, com base nos referidos autores, analise as seguintes assertivas, relativas aos procedimentos adequados ao manuseio e distribuição de correspondências, e assinale C, se corretas, ou I, se incorretas.

( ) Separar a correspondência do departamento a que está vinculada(o) e a endereçada a outros departamentos; em geral, devem ser encaminhadas fechadas.

( ) Abrir os envelopes com auxílio de uma espátula, procurando não atingir seu conteúdo.

( ) Carimbar a data de recebimento no canto superior direito de cada carta ou documento e rubricar sobre o carimbo, inclusive nos documentos anexos, se houver, tais como cheques, certificados ou apólices.

( ) Descartar todos os envelopes no lixo reciclável, mesmo daquelas cartas cujo conteúdo não identifique o remetente ou o endereçamento da carta difira do apresentado no envelope.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Leia o seguinte texto, extraído da obra de Mazulo e Liendo (2010):

“Quem trabalha sozinho dificilmente terá sucesso, tendo em vista a diversidade de ações, o enorme volume de tomadas de decisão e a abrangência dos processos no mundo profissional de hoje. Vamos tomar como exemplo a organização de um evento. Pense na quantidade de ações envolvidas, nos diversos itens que constituem o ______________, em todos os detalhes protocolares que regem um cerimonial. É impossível executar tudo de maneira solitária. Para que o evento seja realizado com êxito, faz-se necessária a formação de equipes de ação, também chamadas de comissões. O evento, então, acontecerá, e o resultado final não poderá ser atribuído a um organizador somente”.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima e que indica a denominação de uma das técnicas secretariais utilizada no planejamento e na organização de eventos. 

Para efetuar o controle de atendimentos e compromissos, a Telefonista sabe que essa organização deve ser feita por intermédio de

O número de chefes que o secretário deverá atender é definido

É de responsabilidade da(o) secretária(o) a redação da ata da reunião, EXCETO:

Sobre como organizar de modo eficiente uma reunião é correto afirmar, EXCETO:

São considerados objetos organizadores

O documento em que se registram a data e o número de ordem de determinado requerimento ou processo, para fins de controle de seu andamento ou de sua localização na instituição, é

A sistematização dos atos normativos obedece ao seguinte escalonamento:

Ao documento resultante de acordo entre duas ou mais pessoas que transferem, uma para a outra, algum direito, ou que se sujeitam a alguma obrigação, dá-se o nome de

Nas instituições em que os documentos recebem números à medida que chegam, utiliza-se o chamado sistema indireto, em que o secretário é obrigado a

Controlar eficazmente a agenda e o follow-up é uma das técnicas mais produtivas para a rotina de um secretário, pois essas ferramentas, em sintonia com as atividades e responsabilidades do chefe, auxiliam de forma produtiva a administração do tempo e seus compromissos diversos. Na pasta de follow-up, o secretário deve guardar, especificamente,

O profissional secretário deve manter rotinas de trabalho muito bem planejadas e organizadas, visando eficiência e eficácia em seus resultados. É essencial que saiba avaliar se tais atividades são importantes e urgentes; urgentes, mas não importantes; importantes, mas não urgentes; e não importantes, nem urgentes. Considera-se uma tarefa importante e urgente quando

Assinale o instrumento que determina ao servidor competente a execução de procedimentos para baixa e reposição de equipamentos de informática.