A criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recup...

A alternativa correta é A - utilização e conservação.

Vamos entender melhor o tema da questão e o motivo da escolha da alternativa correta, além das justificativas para as alternativas incorretas.

Em programas de gestão de documentos, especialmente nas fases de arquivos corrente e intermediário, diversos processos são essenciais para garantir a eficiência e eficácia no manuseio e recuperação de informações. A questão aborda especificamente as atividades de criação e melhoramento dos sistemas de arquivos, recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, análise de sistemas, e manutenção de programas de documentos vitais. Tais atividades são vitais na fase de utilização e conservação, pois garantem que os documentos estejam disponíveis e em boas condições durante o período em que são mais frequentemente utilizados.

Vamos analisar cada alternativa:

A - utilização e conservação: Esta alternativa é correta porque as ações descritas na questão referem-se à manutenção e acesso contínuo aos documentos, um aspecto central da fase de utilização e conservação. Durante essa fase, os documentos são frequentemente consultados e precisam ser mantidos em boas condições para garantir sua acessibilidade e integridade.

B - produção: A produção refere-se ao momento em que os documentos são inicialmente criados ou gerados. As atividades mencionadas na questão não são características dessa fase, pois se concentram mais no gerenciamento e manutenção de documentos já existentes.

C - criação e normatização: Esta alternativa envolve a definição de políticas e procedimentos para a criação de documentos, mas não abrange a manutenção e a recuperação de dados já existentes, que são o foco da questão.

D - destinação e eliminação: A fase de destinação e eliminação lida com a decisão final sobre o que fazer com os documentos, seja arquivá-los permanentemente ou eliminá-los. Não envolve a manutenção contínua ou o uso dos documentos, que são as atividades centrais da descrição da questão.

E - recolhimento: Recolhimento refere-se à transferência de documentos da fase corrente para a intermediária ou permanente. Novamente, isso não abrange a manutenção e o uso contínuo dos documentos, que é o foco da questão.

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Entre algumas fases da gestão de documentos temos a Utilização - destinada ao fluxo documental , sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos , para se evitar a burocratização das atividades . / Conservação ou também chamado de restauração de documentos - Um documento deve ser conservado em local apropriado , com temperatura e umidades baixas , em um local elevado , e acondicionado de maneira adequada . As principais operações de conservação são a desinfetação , limpeza , alisamento , e restauração ou reparo .

Questão de interpretação:

"A criação (utilização) e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados (conservação), gestão (utilização) de correio e telecomunicações, análise de sistemas, produção e a manutenção de programas de documentos vitais (conservação) fazem parte de um programa de gestão de documentos da fase de"

Não concordo muito com esse gabarito, pois...

Criação = Produção
Recuperação, Manutenção = Conservação

...mas enfim....