Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados...
Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados nos serviços de Protocolo. Esse recurso pode melhorar o controle do trâmite e consequentemente diminuir o tempo de localização dos documentos. Entretanto, uma falha de registro na movimentação dos documentos aumenta muito o risco de não o localizar. Quais procedimentos o Arquivista responsável pelo Protocolo deve adotar para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos no sistema informatizado?
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A alternativa C é a correta.
Para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos em um sistema informatizado, o arquivista responsável pelo Protocolo deve implementar estratégias que assegurem tanto a precisão quanto a segurança no manejo dos documentos. A questão aborda a importância de procedimentos adequados que minimizem erros e aprimorem a eficiência nos controles documentais.
Alternativa C: Esta alternativa é a correta porque sugere um programa de treinamento continuado, o que é essencial para manter a equipe atualizada sobre as melhores práticas e mudanças no sistema. Além disso, a dupla checagem dos registros antes de serem confirmados é uma excelente prática para minimizar erros, garantindo que qualquer falha possa ser identificada e corrigida antes de se tornar um problema. A análise e tratamento das falhas identificadas também são fundamentais, pois permitem que o arquivista aprenda com os erros e implemente melhorias contínuas.
Alternativa A: Embora a advertência e o treinamento inicial sejam medidas válidas, o uso de um livro de protocolo em paralelo pode ser redundante e não resolve problemas de falhas no sistema informatizado.
Alternativa B: As ações sugeridas nesta alternativa não são práticas e não estão diretamente relacionadas ao controle de registros. Trancar a porta ou mudar o profissional de setor não aborda o problema fundamental de garantir a precisão dos registros. A música ambiente, embora possa ser relaxante, não é uma medida eficaz para resolver problemas de registro.
Alternativa D: Supervisão constante e advertência não são estratégias sustentáveis a longo prazo. A diminuição do tempo de atendimento pode resultar em pressa e aumentar o risco de erros.
Alternativa E: Estabelecer um único turno ou usar senhas impessoais pode comprometer a segurança e a precisão do sistema. Demissão por um erro de registro é uma medida extrema que não promove o aprendizado ou a correção de falhas.
Ao entender as nuances das práticas de gestão documental, especialmente no contexto de sistemas informatizados, o arquivista pode garantir que os documentos sejam rastreados e geridos de forma eficiente e segura.
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