São consideradas as três fases da gestão de documentos em u...

Gab: A

As três etapas da gestão documental

A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação.

1a Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa:

a) prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;

b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;

c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;

d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

2a Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda fase abrange medidas para assegurar:

a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição;

b) uso efetivo da informação e arquivos correntes;

c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.

3a Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades:

a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes;

b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação;

c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente;

d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente;

e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.

Essas atividades geram uma economia tangível e poupa gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da Gestão de Documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário (RHOADS, 1989).

PUD

3 idades → corrente, intermediário e permanente

fases da gestão → produção, utilização e destinação.

Não confundir fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação.

Com as fases do arquivo (ciclo das idades) : corrente, intermediário e permanente.

Eita que essa questao derrubou muita gente,,,,,,,,,,,,,