As três fases básicas da gestão de documentos são

Alternativa correta: E - produção, utilização e destinação.

A gestão de documentos é um campo da Arquivologia que se preocupa com a eficiência e eficácia na criação, manejo, e uso dos documentos, bem como na sua disposição final. Essa gestão se desdobra em três etapas fundamentais:

• Produção: Refere-se ao momento em que os documentos são criados ou recebidos por uma entidade ou organismo público ou privado, no exercício das suas atividades. É essencial que nesta fase já se considere critérios de classificação e protocolo, para que o fluxo dos documentos seja otimizado desde o início.
• Utilização: Esta fase engloba a utilização dos documentos para fins administrativos, legais e de informação, o que inclui o seu acesso, consulta e empréstimo. Durante esse período, é vital a organização e a manutenção dos arquivos para que se mantenha o controle sobre os documentos correntes e se facilite o acesso quando necessário.
• Destinação: Aqui são tomadas decisões sobre o ciclo de vida dos documentos: avalia-se a necessidade de mantê-los (guarda permanente) ou de eliminá-los (descarte), caso não tenham mais valor administrativo, legal ou histórico. Para documentos que ainda possuem valor, mas não são frequentemente acessados, a destinação pode ser a transferência para o arquivo intermediário, onde permanecerão até que sua destinação final seja decidida.

A opção correta é a letra E, pois ela reflete adequadamente estas três etapas da gestão de documentos. É importante entender que essas fases são cíclicas e interdependentes, e que um bom gerenciamento de documentos visa assegurar que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo, além de garantir a preservação da memória institucional e a conformidade com normas de regulamentação e legislação pertinentes.

É crucial para um candidato a concursos públicos em Arquivologia ter um entendimento claro dessas etapas, pois elas formam a base da disciplina e são frequentemente abordadas em provas da área.

GABARITO E 

PUD 

P - Produção 

U - Utilização 

D - Destinação 

Produção  - os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

Utilização - diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

Destinação de documentos - fase primordial, pois decidem quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.

Arquivologia para concursos / Renato Valentini. - 2.ed - Rio de Janeiro 

Gestão de documentos = P.U.D

Produção: Atividades anteriores ao funcionamento do sistema, "quando o documento ainda não existe". Ex: estudos de normas, determinação de processos, de recursos utilizados e de objetivos

Utilização: Em resumo, são atividades realizadas "quando o documento já existe". Ex: tramitação, o empréstimo, a consulta, a autuação, o acondicionamento, etc.

Destinação: Posteriores à importância administrativa do documento. Ex: atividades de avaliação (decisão sobre o futuro do documento), recolhimento, descarte, etc.