De acordo com o Manual de Redação da Presidência da Repúblic...

A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura . Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato pdf.