Examine as funções abaixo: I - Garantir a preservação de do...

A alternativa correta é a D - Todas as afirmativas estão corretas.

Vamos analisar cada uma das afirmativas para esclarecer por que todas estão corretas e como elas se relacionam com um programa de arquivologia, especificamente na gestão de documentos correntes e intermediários.

I - Garantir a preservação de documentos e informações importantes.

Essa afirmação é correta porque uma das funções essenciais da arquivologia é garantir a preservação de documentos e informações que possuem valor administrativo, legal, fiscal, ou até histórico. A preservação é fundamental para assegurar que esses documentos estejam disponíveis quando necessários no futuro.

II - Otimizar o processo de busca por informações.

Essa afirmativa também é correta. Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir que as informações possam ser encontradas rapidamente e de forma eficiente. Para isso, utiliza-se técnicas de classificação, indexação e outras estratégias que facilitam a recuperação da informação.

III - Evitar acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.

Uma gestão eficiente de documentos deve evitar o acúmulo desnecessário de informações, tanto em formato físico quanto digital. Isso é feito através de políticas de avaliação documental, que identificam quais documentos devem ser mantidos, transferidos ou eliminados. Dessa forma, reduz-se o volume de documentos desnecessários e facilita-se a gestão dos que realmente importam.

IV - Organizar dados e informações de forma eficiente.

Para que os documentos possam ser facilmente acessados e utilizados, é crucial que eles estejam organizados de maneira eficiente. Isso envolve a aplicação de princípios e técnicas de arquivologia que garantem que os documentos sejam armazenados de forma lógica e sistemática.

Portanto, todas as afirmativas abordam funções pertinentes a um programa de arquivologia e, juntas, cobrem os principais objetivos da gestão de documentos em seus diferentes ciclos de vida.

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