A tabela de temporalidade de documentos de arquivo

Alternativa correta: B

A questão aborda a tabela de temporalidade de documentos de arquivo, um instrumento fundamental na gestão documental. A compreensão correta desse instrumento é essencial para a organização e o controle dos documentos durante seu ciclo de vida.

Justificando a alternativa correta:

Alternativa B - A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos do órgão produtor dos documentos. Ela contém informações sobre os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, indicando quanto tempo devem ser mantidos nos arquivos corrente, intermediário, e se deverão ser eliminados ou preservados permanentemente. Esta alternativa está correta porque a tabela de temporalidade efetivamente documenta todo o ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seja esta a eliminação ou o arquivamento permanente.

Explicando as alternativas incorretas:

Alternativa A - Determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo permanente. Esta alternativa está incorreta porque a tabela de temporalidade não se restringe apenas ao arquivo permanente. Ela abrange todas as fases do ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a destinação final, que pode incluir a eliminação ou a transferência para o arquivo permanente.

Alternativa C - Determina prazos de guarda, mas não estipula eliminação de documentos. Esta declaração está incorreta, pois a tabela de temporalidade também determina os casos em que os documentos devem ser eliminados. Ela não só define prazos de guarda, mas também orienta sobre a destinação final dos documentos, seja essa a eliminação ou a guarda permanente.

Alternativa D - Não necessita de atualização depois de elaborada. Esta alternativa está incorreta porque a tabela de temporalidade deve ser atualizada periodicamente para refletir mudanças nas funções e atividades do órgão, bem como alterações na legislação e normativas que possam impactar a gestão documental.

Alternativa E - Não necessita de aprovação no órgão, caso instituição arquivística pública a aprove. Esta afirmação está incorreta. Mesmo que uma instituição arquivística pública aprove a tabela de temporalidade, é necessário que o órgão produtor dos documentos também aprove e implemente a tabela, garantindo que todos os procedimentos internos sejam seguidos conforme a orientação da tabela.

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(A) determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo permanente.

• O prazo de guarda está relacionado com os arquivos correntes e intermediários, visto que os arquivos permanentes devem ser definitivamente preservados.

(B) registra o ciclo de vida dos documentos do órgão produtor dos documentos. [GABARITO]

(C) determina prazos de guarda, mas não estipula eliminação de documentos.

• É estipulada a eliminação de documentos.
• Conforme Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: "Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos."

(D) não necessita de atualização depois de elaborada. 

(E) não necessita de aprovação no órgão, caso instituição arquivística pública a aprove.

• É necessária a aprovação.
• Conforme Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: "Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos."

B

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (TTD) é um instrumento fundamental para a gestão de documentos em qualquer organização. Ela define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo, considerando o seu valor administrativo, fiscal, histórico e cultural.

Gab B

Gab. Letra B

A tabela de temporalidade é um importante instrumento por definir prazo de guarda (em anos) e destinação final de documento (recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação), e quando não é possível definir com exatidão o tempo, por uma ação (por exemplo: até a prestação de contas).

• As 3 idades configuram a tabela (mas a tabela não define prazo de guarda do arquivo permanente)
• Só pode ser utilizada depois que for aprovada pela autoridade competente.