O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade ...

A alternativa D está correta. Vamos entender o porquê e analisar as outras alternativas.

O tema da questão aborda a organização de reuniões, uma tarefa fundamental para um profissional de secretariado. Para garantir a eficiência de uma reunião, o secretário deve cuidar de vários aspectos logísticos e de comunicação, assegurando que todos os participantes estejam bem informados e preparados.

Justificativa da alternativa correta (D): Encaminhar a convocação aos participantes, junto com a pauta, providenciar a lista de presença e a Ata são responsabilidades essenciais. Desta forma, todos os participantes sabem antecipadamente o que será discutido (pauta), quem estará presente (lista de presença), e o que foi decidido ou discutido (Ata). Esta alternativa cobre todos os aspectos básicos e necessários para a organização de uma reunião eficiente.

Análise das alternativas incorretas:

• A: Apenas enviar um e-mail informando o motivo da reunião e a pauta não cobre todos os aspectos básicos necessários para a organização adequada de uma reunião, como a preparação de uma lista de presença ou a redação da Ata.
• B: Encaminhar o protocolo da convocação e a pauta é importante, mas incompleto se comparado com a opção D, que também prevê a lista de presença e a Ata.
• C: Informar a data e confirmar a presença uma hora antes é uma prática arriscada, pois pode não deixar tempo suficiente para ajustes na logística da reunião, como sala ou material necessário, se muitos estiverem ausentes.
• E: Encaminhar a apresentação do conteúdo antecipadamente é útil, mas não substitui a necessidade de uma convocação formal, pauta ou organização de documentação como Ata e lista de presença.

O sucesso na organização de uma reunião depende de uma combinação de planejamento e comunicação eficaz, garantindo que todos os aspectos logísticos e informativos sejam abordados.

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