A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema d...
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A alternativa correta é a A.
A questão aborda um ponto fundamental na gestão de documentos, conforme tratado por James Rhoads em um estudo para a UNESCO. Segundo ele, um programa eficaz de gestão de documentos deve cobrir todas as fases do ciclo de vida dos documentos. A fase de produção está detalhada conforme os elementos apresentados na alternativa A.
Justificativa da Alternativa Correta:
A alternativa A menciona os elementos que fazem parte da fase de produção, como a concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos. Esses elementos são essenciais para a criação e o manejo inicial dos documentos, garantindo que eles sejam produzidos de forma organizada e eficiente.
Análise das Alternativas Incorretas:
Alternativa B: Aborda aspectos que estão mais relacionados à fase de utilização e conservação dos documentos, como criação e melhoramento dos sistemas de arquivos, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, além da análise de sistemas e uso de automação. Esses elementos são importantes para o manuseio e a conservação dos documentos, mas não estão diretamente relacionados à fase de produção.
Alternativa C: Refere-se à destinação dos documentos, incluindo a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento de documentos de valor permanente. Estes elementos são parte do processo final da gestão de documentos, onde se decide o que será preservado permanentemente e o que será eliminado.
Alternativa D: Contempla procedimentos específicos de classificação e organização de documentos, como plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumentos de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação. Esses são instrumentos fundamentais na gestão documental, mas não se referem diretamente à fase de criação dos documentos.
Abordar corretamente as fases da gestão documental é crucial para garantir a eficiência e a economia nos processos de administração de informações. Compreender as distinções entre cada fase ajuda a implementar práticas mais organizadas e eficazes nas instituições.
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A resposta correta para esta questão é A) "concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos."
Vamos analisar cada alternativa:
A) concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
Esta alternativa está correta. Na fase de produção de um programa de gestão de documentos, estamos falando da geração dos documentos em si. Isso envolve a concepção e gestão de formulários, a preparação e gestão de correspondência, a gestão de informes e diretrizes, o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
B) criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.
Esta alternativa é mais relacionada à fase de utilização e conservação, pois trata de melhorar os sistemas de arquivos e a recuperação de dados, gerenciar correio e telecomunicações, selecionar e usar equipamentos reprográficos, analisar sistemas, produzir e manter programas de documentos vitais e usar automação e reprografia nesses processos.
C) identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
Esta alternativa é mais associada à fase de destinação, pois fala sobre a identificação e descrição de séries documentais, o estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, o arquivamento intermediário, a eliminação e o recolhimento de documentos de valor permanente para instituições arquivísticas.
D) plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.
Esta alternativa descreve os instrumentos que podem ser utilizados em todas as fases da gestão de documentos, mas não são elementos específicos da fase de produção.
Portanto, a alternativa A é a que melhor descreve os elementos da fase de produção em um programa geral de gestão de documentos.
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