Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos e ao...

Alternativa Correta: E - errado

A questão aborda o tema gestão de documentos, que é fundamental para o controle eficiente dos documentos dentro de uma organização. A gestão de documentos é composta por fases que visam garantir a correta produção, utilização, destinação e eliminação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.

Resumo Teórico: A gestão de documentos é um processo sistemático que envolve o controle dos documentos desde sua criação até seu descarte ou preservação permanente. Este processo é dividido em três fases principais:

• Produção: Envolve a criação e recebimento de documentos.
• Utilização: Inclui classificação, arquivamento, recuperação e tramitação.
• Destinação: Refere-se à avaliação, eliminação ou arquivamento permanente dos documentos.

Essas fases são descritas em normas e manuais, como a Resolução nº 14 de 2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que define diretrizes para a gestão de documentos no Brasil.

Justificativa da Alternativa Correta: A afirmação de que as fases da gestão de documentos incluem a de preservação e a de difusão não está correta. As fases clássicas envolvem a produção, utilização e destinação, como mencionado acima. A preservação é um objetivo final para documentos de guarda permanente, mas não é considerada uma fase separada dentro da gestão de documentos. Difusão também não é uma fase, mas sim uma atividade que pode ocorrer durante a utilização ou após a destinação.

Análise da Alternativa Incorreta: A alternativa "C - certo" seria incorreta porque a inclusão de preservação e difusão como fases da gestão de documentos não está alinhada com as práticas e normas estabelecidas. Essas atividades podem fazer parte das ações de arquivamento permanente ou divulgação de documentos, mas não são fases do ciclo de vida documental.

Estratégia para Interpretação: Ao responder questões sobre gestão de documentos, é importante focar nas definições e fases estabelecidas por normas oficiais. Muitas vezes, questões podem incluir termos relacionados ao arquivo permanente ou atividades de disseminação para testar o conhecimento do candidato sobre o processo formal da gestão de documentos.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

"E"

Entende-se por ciclo vital as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação, isto é, produção, utilização e destinação final, conforme detalhado abaixo:

• produção: consiste na elaboração, recebimento e retenção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade.

• utilização: consiste na tramitação do documento para o cumprimento da função administrativa, bem como seu arquivamento após cessar o trâmite.

• destinação: consiste na aplicação da decisão, após processo de avaliação, de quais documentos serão eliminados e quais serão encaminhados para a guarda permanente. 

Não, a preservação e a difusão de documentos não estão incluídas entre as fases da gestão de documentos. 

As fases da gestão de documentos são: Produção, Manutenção, Destinação. 

Nada a ver...

A gestão de documentos é um processo sistemático que envolve o controle dos documentos desde sua criação até seu descarte ou preservação permanente.

As fases principais da gestão de documentos são:

1. Produção: Criação e recebimento de documentos.

2. Utilização: Classificação, arquivamento, recuperação e tramitação.

3. Destinação: Avaliação, eliminação ou arquivamento permanente dos documentos.

A preservação e a difusão não são consideradas fases separadas da gestão de documentos, mas sim atividades que podem ocorrer durante a utilização ou após a destinação.

Fases da Gestão de Documentos Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três:

1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística.

2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.