No que se refere aos requisitos para sistemas informatizados...

Certo.

A afirmação está correta. Os metadados de documentos e os metadados de eventos de gestão de processos/dossiê compartilham o identificador do volume como um elemento comum.

Justificativa:

• Metadados: Metadados são informações estruturadas que descrevem e contextualizam os documentos, facilitando a sua localização, recuperação, uso e preservação.
• Metadados de documentos: Os metadados de documentos fornecem informações sobre o conteúdo, a forma, a data de criação, o autor e outras características específicas de cada documento individual.
• Metadados de eventos de gestão de processos/dossiê: Os metadados de eventos de gestão de processos/dossiê registram informações sobre as ações realizadas durante o ciclo de vida dos documentos, como a criação, o registro, a tramitação, a avaliação, a eliminação ou o arquivamento.
• Identificador do volume: O identificador do volume é um código único que identifica um conjunto de documentos que estão relacionados entre si, como um processo, um dossiê ou um volume de arquivo. Esse identificador é comum tanto aos metadados dos documentos quanto aos metadados dos eventos de gestão de processos/dossiê, pois permite relacionar os documentos aos eventos que ocorreram durante a sua tramitação dentro do processo ou dossiê.

Exemplo:

Em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, um documento avulso pode ser incluído em um determinado processo. Tanto o documento quanto o evento de inclusão do documento no processo terão em seus metadados o mesmo identificador do volume (ou do processo), permitindo rastrear a participação do documento naquele processo específico.

Importância:

A presença do identificador do volume como um elemento comum aos metadados de documentos e aos metadados de eventos de gestão de processos/dossiê é fundamental para garantir a integridade e a rastreabilidade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Essa informação permite relacionar os documentos aos processos ou dossiês aos quais pertencem, facilitando a sua localização, recuperação e uso, além de fornecer evidências sobre as ações realizadas durante a sua gestão.

Em resumo:

Os metadados de documentos e os metadados de eventos de gestão de processos/dossiê compartilham o identificador do volume, um elemento essencial para a gestão e a rastreabilidade dos documentos em sistemas informatizados de gestão arquivística.

Metadados: São informações que descrevem e contextualizam os documentos

- Facilitam a localização, recuperação e uso dos documentos

Tipos de Metadados

1. *Metadados de Documentos*: descrevem o conteúdo, forma, data de criação, autor, etc. de cada documento individual.

2. *Metadados de Eventos de Gestão de Processos/Dossiê*: registram as ações realizadas durante o ciclo de vida dos documentos.

Identificador do Volume

- É um código único que identifica um conjunto de documentos relacionados entre si (processo, dossiê, volume de arquivo)

- Relaciona os documentos aos processos ou dossiês, garantindo a integridade e a rastreabilidade dos documentos.