A transferência de documentos é a passagem dos documentos l...

Alternativa correta: A - frequência de uso.

A gestão de documentos é um tema central na Arquivologia, enfocando processos e decisões sobre quando e como os documentos devem ser movidos entre as diferentes fases de um arquivo. Neste caso, a questão discorre sobre a transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

O arquivo corrente é composto por documentos que estão em uso constante e frequente pela organização, ou seja, esses documentos possuem uma frequência de uso alta e são necessários para as operações diárias. Já o arquivo intermediário é destinado para documentos que têm uma frequência de uso reduzida, mas ainda são importantes para a instituição, por motivos legais ou administrativos, e podem ser consultados ocasionalmente.

A alternativa correta é a A, pois a frequência de uso é o critério principal para determinar a transferência de documentos. Quando a frequência de uso de um documento diminui a ponto de não ser mais necessário no arquivo corrente, mas o documento ainda deve ser preservado por ter valor administrativo, legal ou fiscal, ele é transferido para o arquivo intermediário. Isso otimiza o espaço e a gestão dos arquivos correntes, ao mesmo tempo que assegura a conservação dos documentos que ainda podem ser necessários.

As outras opções não são corretas porque não focam no aspecto principal da transferência:

• B - "aguardando eliminação" não é o fator primário, pois documentos destinados à eliminação não necessitam ser transferidos para o arquivo intermediário.
• C - "ausência de valor histórico" não é um critério para a transferência, pois o valor histórico é uma consideração para a fase permanente, não para a transferência entre arquivo corrente e intermediário.
• D - "proceder a microfilmagem" é uma técnica de preservação, e não um fator determinante para a transferência de um documento ao arquivo intermediário.
• E - "valor do documento" é muito amplo e sozinho não determina a transferência; o valor precisa ser combinado com a frequência de uso para tomar a decisão correta.

Assim, a frequência de uso é o fator determinante para a transferência de documentos para o arquivo intermediário, garantindo uma gestão eficaz e eficiente dos recursos documentais da instituição.

Nomenclatura utilizada:
T => transferência
R => recolhimento
Obs.: Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu valor.

Gabarito A.

O que caracteriza a fase em que um documento se encontra é, de fato, a frequência de uso e na fase corrente os documentos são muito consultados. Agora como é que um documento pode ser transferido para a fase corrente, se essa fase é a primeira?

Questão horrorosa. O enuciado é uma tragédia!

Certamente, a banca queria falar sobre a possibilidade do documento voltar para o arquivo corrente, o que explicaria isso, seria a alta frequência que esse documento volta a ter. Agora, chamar de transferência?