Com relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.A ...

Gabarito Certo: http://materialdearquivologia.blogspot.com.br/2011/03/questoes-de-provas-anteriores-tj2007.html

A galera deve ter entrado com recurso nessa questão, pois penso que é na fase de produção e não utilizaçao. 

Arquivologia Facilitada, Leonardo Reis e João Tiago, 2013, pg. 36:

"Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três:

1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística. [...]"

(QUESTÃO)  A definição da criação de documentos essenciais à administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de documentos (Gabarito preliminar Oficial Certo, mas considero Errada a questão, pois o enunciado enfoca no processo de criação de políticas dentro da instuição, ou seja, definir normas e a necessidade de criação de documentos essenciais a administração o que é feito na fase PRODUÇÃO).

As 3 fases da Gestão Documental são

a.     PRODUÇÃO - refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, de forma a diminuir o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantido assim adequado da automação e dos recursos. Esta fase é mercada pelos seguintes elementos:

i. Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;

ii. Controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;

iii. Utilização de processadores de palavras e textos.

b.      UTILIZAÇÃO - refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Assim envolve instrumentos ligados as atividades de:

i.     Controle de tramitação (protocolo);

ii.   Técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

iii.   Desenvolvimento da gestão de documentos de valor primário;

iv.     Implementando sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

C.     DESTINAÇÃO - envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja:

i.      Decidir quais documentos devem ser eliminados;

ii.     Quais documentos serão recolhidos;

QUESTÃO ERRADA (apesar do gabarito dizer que esta  certo)

Marilena Paes, na pag 54, fala que na fase Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorência das atividades de um órgão ou setor. 

Mesmo que o CESPE de como certa eu ainda acredito que está completamente equivocada.

A prova até hj 05/03/17 ainda está com os gabaritos "PROVISÓRIOS"