Dentre as rotinas de um serviço de protocolo inclui-se

A alternativa correta é: C - separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

Vamos entender melhor o tema da questão e as alternativas apresentadas.

O enunciado trata das rotinas de um serviço de protocolo. O protocolo é uma área fundamental dentro da gestão documental, responsável por atividades essenciais relacionadas ao recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos. Em um serviço de protocolo, algumas atividades específicas e importantes incluem o manuseio de correspondências, controle de documentos e organização de informações.

A alternativa C é correta porque uma das funções do protocolo é, de fato, separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso. A correspondência ostensiva é aquela que pode ser acessada por qualquer pessoa sem restrições, enquanto a correspondência sigilosa contém informações confidenciais que devem ser protegidas. Portanto, é fundamental que o protocolo faça essa separação para garantir a segurança e a confidencialidade das informações.

Vamos analisar agora as alternativas incorretas e entender por que não se aplicam às rotinas de protocolo:

A - escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente.
Essa atividade é mais relacionada à função de arquivologia, especificamente ao arquivista, que decide sobre os métodos de arquivamento para organizar e preservar documentos. Não é uma função típica do serviço de protocolo.

B - lavrar certidões requisitadas por autoridades competentes.
Lavrar certidões é uma atividade administrativa que pode ser realizada por setores de atendimento ao público ou departamentos específicos, mas não é uma rotina típica do serviço de protocolo.

D - restaurar papéis em mau estado de conservação.
A restauração de papéis é uma atividade especializada que cabe a técnicos em conservação e restauração, e não faz parte das rotinas de um serviço de protocolo.

E - controlar consultas e empréstimos de documentos.
A atividade de controlar consultas e empréstimos de documentos é mais típica de serviços de arquivo e bibliotecas, e não do protocolo propriamente dito. O protocolo pode registrar a entrada e saída de documentos, mas o controle de consultas e empréstimos é uma atividade distinta.

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Resposta: C) Separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

Vamos analisar as alternativas apresentadas:

A) Escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente: Esta atividade normalmente é uma responsabilidade do setor de arquivo e não especificamente do protocolo.

B) Lavrar certidões requisitadas por autoridades competentes: Esta função está mais relacionada ao setor de registro ou outro departamento similar, e não é a principal função de um serviço de protocolo.

C) Separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso: Esta é uma função típica de um serviço de protocolo. A divisão entre correspondência ostensiva (aberta) e sigilosa é uma das primeiras tarefas na gestão da entrada de documentos em uma organização.

D) Restaurar papéis em mau estado de conservação: Esta é uma tarefa de conservação, normalmente executada por profissionais especializados em restauração ou preservação, e não por um serviço de protocolo.

E) Controlar consultas e empréstimos de documentos: Embora o controle de documentos possa estar relacionado ao protocolo, o controle específico de consultas e empréstimos tende a ser uma função do setor de arquivo.

Dada a análise, a opção que melhor descreve uma rotina de um serviço de protocolo é:

C) Separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

LETRA C).

De antemão, temos de entender como é organizada a estrutura dos ARQUIVOS CORRENTES:

-PROTOCOLO;

-EXPEDIÇÃO;

-ARQUIVAMENTO;

-EMPRÉSTIMO E CONSULTA; e

-DESTINAÇÃO.

Sendo assim, já no quesito de PROTOCOLO, há as seguintes atividades:

-RECEBIMENTO;

-REGISTRO E AUTUAÇÃO;

-CLASSIFICAÇÃO;

-EXPEDIÇÃO/DESTINAÇÃO; e

-CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO.

IMPORTANTE*:

Não confundir essas atividades com a estrutura dos ARQUIVOS PERMANENTES, que é a seguinte:

-ARRANJO (Quadro de Arranjo);

-DESCRIÇÃO/INSTRUMENTALIZAÇÃO DA PESQUISA;

-CONSERVAÇÃO; e

-REFERÊNCIA.

PROTOCOLO-

MINEMÔNICO=SE-CLA-RE-DIS-TRA-SECLAREDISTRA

*SEPARAR

CLASSIFICAR

REGISTRAR

DISTRIBUIR

TRAMITAR