Dentre os itens abaixo, qual melhor conceitua gestão de docu...

A alternativa correta é a B.

A alternativa B descreve com precisão o conceito de gestão de documentos em arquivologia. Essa gestão envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas que abrangem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. O objetivo final é decidir se os documentos devem ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. A correta gestão de documentos é essencial para garantir a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional.

Vamos analisar por que as outras alternativas estão incorretas:

A - Esta alternativa está incorreta porque omite aspectos importantes como a avaliação e a arquivação na fase intermediária dos documentos. A gestão de documentos não se limita apenas à fase corrente, mas também deve considerar o que acontece após essa fase e antes da decisão de guarda permanente.

C - Esta alternativa também é insuficiente. Ela menciona apenas a tramitação, ignorando a produção, uso e, crucialmente, a avaliação dos documentos, que são componentes essenciais da gestão documental abrangente. Além disso, omite a fase corrente, que é essencial no ciclo de vida dos documentos.

D - Esta alternativa é bastante limitada, pois se refere apenas ao uso dos documentos visando a guarda permanente, sem considerar todas as fases e operações envolvidas na gestão de documentos, como a produção, tramitação, avaliação e arquivamento.

Entender a gestão de documentos é fundamental para a arquivologia, pois esse processo garante que as informações sejam tratadas adequadamente durante todo o seu ciclo de vida, assegurando a eficiência administrativa e a preservação histórica.

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Letra B

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Gestão de Documentos ---> Os procedimentos referentes à gestão documental são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

A gestão de documentos tem como objetivos:

•  a preservação da memória institucional e o apoio à administração são os dois objetivos principais da gestão de documentos;
• assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos;
• garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária;
• contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico;
• assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa;
• permitir o aproveitamento racional dos recursos
• humanos, materiais e financeiros;
• a normalização dos documentos;
• evitar a criação de documentos desnecessários, a duplicação e a presença de versões caducadas;
•  simplificar os procedimentos;
•  controlar o uso e a circulação dos documentos;
• organizar e comunicar (classificar, ordenar e descrever) os documentos para a sua adequada utilização ao serviço da gestão e da tomada de decisões;
• a conservação e a instalação dos documentos a baixo custo nos arquivos intermediários;
• avaliar, selecionar e eliminar os documentos sem valor para a gestão e para o futuro;
• assegurar  a  disponibilidade  dos  documentos essenciais em situações de crise ou emergência.
• Está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente