Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e classificação...

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

Trata-se do método alfabético, cujas fichas/pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.

As guias divisórias devem ser assinaladas com notações de referência aos documentos arquivados. Tais notações, registradas nas guias, podem ser abertas ou fechadas, conforme indiquem o limite inicial e final. Assim temos:

a) notações simples abertas - A, B, C Ab, Ac etc

b) notações compostas ou fechadas - Aa - Al, Am-Az etc

Fonte: Arquivologia Facilitada - João Tiago e Leonardo Reis - p. 32-33

AVALIAÇÃO
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

ARRANJO
Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Fonte: http://www.tjrj.jus.br/web/guest/institucional/dir-gerais/dgcon/degea/dicionario-arquivistico