A gestão de arquivos oferece diversos benefícios a uma ins...

A alternativa correta é a Alternativa A.

A questão aborda os benefícios da gestão de arquivos em uma instituição pública. A gestão de documentos é uma prática fundamental para a eficiência administrativa e a preservação de informações essenciais. Entender os benefícios dessa gestão é crucial para responder a questão adequadamente.

Alternativa A: A geração de duplicidade de documentos e arquivos.

Essa alternativa está correta como a opção que não representa um benefício da gestão de arquivos. Na verdade, a duplicidade de documentos é um problema que a gestão de arquivos busca eliminar. A gestão eficiente organiza e controla a produção documental, evitando cópias desnecessárias e redundantes.

Alternativa B: A preservação de documentos e informações importantes.

Essa alternativa está incorreta, pois a preservação de documentos e informações importantes é um dos principais benefícios da gestão de arquivos. Ao implementar boas práticas de gestão, os documentos são guardados adequadamente, garantindo sua integridade e acessibilidade a longo prazo.

Alternativa C: A otimização do processo de busca por informações.

Essa alternativa está incorreta porque a gestão de arquivos visa exatamente otimizar a busca por informações. Com um sistema organizado, é muito mais fácil e rápido localizar os documentos necessários, aumentando a eficiência e a produtividade da instituição.

Alternativa D: A redução no acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.

Essa alternativa está incorreta, uma vez que a gestão de arquivos promove a eliminação de documentos desnecessários, reduzindo o acúmulo de dados tanto físicos quanto digitais. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e funcional.

Alternativa E: A redução no tempo necessário para encontrar arquivos e documentos.

Essa alternativa está incorreta porque a gestão de arquivos tem como um de seus objetivos principais a redução do tempo gasto na localização de documentos. Um sistema bem gerido garante que os arquivos estejam facilmente acessíveis quando necessário.

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Gab> A

De acordo com Marilena Leite Paes, a fase denominada produção: Refere-se à elaboração  dos documentos  em decorrência  das atividades  de um órgão ou setor.  Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais  à administração  da instituição e evitadas duplicação  e emissão de vias desnecessárias;  propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência,  visando  à perfeita  compreensão  e interpretação dos textos; sugerir  criação  ou extinção  de modelos  e formulários;  apresentar estudos  sobre  a  adequação  e  o  melhor  aproveitamento  de  recursos  reprográficos e informáticos; contribuir  para a difusão de normas e informações  necessárias  ao bom desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; participar da  seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar  tarefas arquivísticas  e  afins.  Em  resumo,  a  gestão  de  documentos  assumiu  nas  instituições papel tão  relevante quanto  a  gestão de materiais  e  de recursos humanos, embora ainda não seja assim reconhecido.