Leia o trecho a seguir e assinale ao que segue sobre as fase...

A alternativa correta é a C - Utilização de documentos.

Vamos analisar o porquê e entender cada alternativa.

Tema da Questão: A questão aborda as fases da gestão de documentos, especificamente a fase que lida com atividades de protocolo, organização, arquivamento, normas de acesso e recuperação de informações.

Para resolver essa questão, é necessário ter conhecimento sobre as três fases principais da gestão de documentos: produção, utilização e destinação.

Justificativa da Alternativa Correta:

A fase de Utilização de documentos inclui atividades como recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, organização e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária. Também envolve a elaboração de normas de acesso, como empréstimo e consulta, e a recuperação de informações. Todas essas atividades são descritas no trecho da questão.

Justificativa das Alternativas Incorretas:

A - Avaliação de documentos: Esta fase envolve a análise dos documentos para determinar seu valor administrativo, legal, fiscal ou histórico, e decidir sobre sua destinação final (manter, eliminar ou transferir). Não é isso que o trecho descreve.

B - Destinação de documentos: Esta fase trata da decisão sobre o que fazer com os documentos ao final de sua vida útil - arquivamento permanente ou eliminação. O trecho não menciona essas atividades.

D - Produção de documentos: Esta fase abrange a criação de documentos, incluindo a definição de padrões e formatos. As atividades de protocolo, arquivamento e acesso não fazem parte dessa fase.

E - Restauração de documentos: Esta fase, geralmente associada à preservação, trata da recuperação física ou digital de documentos danificados. Não é mencionada nenhuma atividade de restauração no trecho apresentado.

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Fases da gestão de documentos:

Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação); – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas; – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.

Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1 a e 2 a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos. 

Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída).

Fonte: Arquivologia para concursos - Renato Valentini.

Gabarito: C

Falou em elaboração de normas de acesso, marca utilização de documentos sem medo. Se esse conceito fosse um jogador de futebol, seria o Neymar: cai direto.

GAB [C] AOS NÃO ASSINANTES.

#NAOAREFORMAADMINISTRATIVA.

#ESTABILIDADESIM.

A resposta é quase o que Marilena fala em seu livro:

“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições”.

Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, pág 54)

Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.