Questões de Concurso

Na representação final do documento, sempre será elaborada uma ficha tanto com os dados descritivos ou extrínsecos (representação descritiva) quanto com os dados de representação do conteúdo ou intrínsecos (representação temática), como, assuntos e número de classificação.

Na catalogação, tanto em ambientes tradicionais quanto eletrônicos, independentemente do tipo de suporte da informação registrada, podemos identificar produtos como, leitura técnica, que permite a identificação tanto dos elementos de descrição intrínsecos como os pontos de acesso; identificação do ponto de acesso principal e dos secundários; descrição bibliográfica. 

Os elementos extrínsecos, que fazem parte da representação descritiva, são os elementos que identificam um documento, independentemente de sua forma física, extraídos no processo de “leitura técnica” do próprio documento. 

Podemos identificar como processos para a recuperação da informação, os catálogos de bibliotecas manuais (em forma de fichas); catálogos de biblioteca eletrônicos (podem ser acessados em rede local e na internet); bibliotecas digitais; repositórios de informação digital; portais de informação; bases de dados referenciais tanto na forma de index como de abstract.

Quando se vai organizar qualquer objeto informacional para que possa ser recuperado de forma eficiente e efetiva pelos usuários de informação, faz-se uma ficha com dados que resumem ou sintetizam, além do conteúdo, também os elementos que o identificam intrinsecamente, ou seja, a representação da informação é um conjunto de dados intrínsecos (representação descritiva) e de dados extrínsecos (representação temática). 

Ao realizar a atividade de representar a informação, o arquivista se responsabiliza por estabelecer caminhos para que os usuários dos arquivos possam ter suas pesquisas realizadas de maneira satisfatória e garantir a supressão de suas demandas informacionais.

A representação temática está mais consolidada do que a representação descritiva. Em circunstâncias tradicionais, procedimentos de tratamento temático da informação são ações habituais no fazer da Arquivologia. No contexto arquivístico, a representação descritiva da informação ainda é tratada de maneira superficial.

Constatar que a partir do processo de representar uma informação, ou seja, de extrair os principais elementos para, então, transformar esses elementos em uma “ponte” que possibilite a comunicação entre usuário e sistema, espera-se que, com a utilização de uma linguagem artificial, o processo de recuperação da informação seja mais preciso.

A classificação refere-se aos aspectos de organização e representação da informação, buscando maneiras enredadas para recuperar as informações contidas nos documentos. Ela pode ser compreendida como um processo que visa a representação da informação, através da identificação, da gestão e do contexto de produção das informações.

A representação temática contribui com os processos de recuperação da informação, tornando esse processo mais consistente e auxiliando, portanto, no atendimento aos usuários dos arquivos, que possuem demandas informacionais específicas. 

Percebe-se que, independentemente do tipo de suporte, analógico ou digital, são dispensáveis investimentos teóricos e metodológicos para o tratamento adequado dessa documentação, pois, há meios para que a informação seja recuperada.

Os meios de representação estão presentes desde a formação dos primeiros registros idealizados pelo homem. As representações são percepções que temos dos objetos; a depender do contexto, obtemos inúmeros significados e variações, os quais são atribuídos a partir daquilo que pensamos e daquilo que construímos referente ao mundo.

O estudo de necessidades e do comportamento informacional dos usuários de arquivo é uma área antiga de pesquisa, que apresenta avançadas metodologias em virtude da natureza de seu objeto, o documento de arquivo e dos aportes importantes nos últimos anos, em função da mudança de paradigma trazida pela realidade digital.

Os meios automáticos, que começaram a ser associados ao tratamento da informação, revolucionaram os processos até então usados e fizeram surgir novas abordagens dos documentos, sobretudo dirigidas aos conteúdos informativos, já que a informação havia ganhado estatuto de recurso dispensável da investigação e do desenvolvimento.

A área de análise documentária consiste em um conjunto de procedimentos de natureza analítico-sintética, envolvendo os processos de análise temática dos documentos e sua síntese, por meio da volatilização ou da representação em linguagens documentárias, com o objetivo de garantir uma recuperação rápida e precisa pelo usuário ou cliente.

Por processo de seleção compreende-se, no contexto estabelecido nesta Política, a escolha de materiais informacionais incompatíveis com a missão institucional para constituir as coleções dos acervos da biblioteca. 

A tendência das Bibliotecas é que elas façam a assinatura de portais eletrônicos e busquem periódicos de acesso fechado, que implicam na atualização mais rápida das coleções de periódicos, propiciando também a otimização do espaço físico e uma maior abrangência para o atendimento dos usuários.

Os procedimentos relativos tanto à formação de coleções quanto à etapa de desenvolvimento do acervo, obedecerão às modalidades de compra, doação e permuta, observando-se os parâmetros qualitativos e quantitativos elencados nessa política, além de considerar o perfil da Biblioteca citado anteriormente.

A Biblioteca poderá compor um acervo destinado à consulta local (congelado), onde 02 (dois) exemplares da coleção básica permanecerá no acervo disponível para empréstimo domiciliar (reserva de biblioteca), também com concessão aos finais de semana, de acordo com as necessidades dos usuários da biblioteca. 

Esta política tem por objetivos estancar o crescimento racional e equilibrado do acervo dentro das áreas de atuação da Fundação, identificar os elementos adequados para a formação e desenvolvimento do acervo, determinar critérios para a duplicação de títulos, estabelecer prioridade na aquisição de materiais e suas tipologias, complementar títulos ou temáticas já existentes no acervo, preencher lacunas, suprir os programas e projetos criados pela instituição, atender as equipes técnicas no exercício de suas atividades e traçar diretrizes para o descarte e/ou desbastamento de materiais bibliográficos.