Questões de Concurso

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases: corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A respeito dos conceitos e procedimentos relacionados com a gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo:

I- Uma das características dos documentos de arquivo é a autenticidade. O documento de arquivo é autêntico quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A autenticidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo.

II- O princípio arquivístico, do respeito à ordem original, estabelece que o arquivo deva conservar a organização dada pelo órgão ou entidade, pessoa ou família que o produziu.

III- Protocolo é o serviço encarregado do recebimento; classificação; registro; distribuição; controle da tramitação e expedição de documentos.

IV- O arquivo intermediário é o conjunto de documentos produzidos em uma organização no seu nível tático, com posição intermediária na hierarquia organizacional.

É CORRETO o que se afirma apenas em: 

Os registros são documentos usados para manter informações detalhadas e precisas de atividades, transações ou eventos. Sobre o conceito de tempo de retenção dos registros, é correto afirmar que:

Márcia trabalha como administradora no setor de vendas da empresa X. Com a chegada de 15 (quinze) caixas de cadastro de clientes, Márcia se organizou para arquivar os cadastros. Primeiro, ela separou os cadastros com base na inicial do nome de cada cliente e os colocou em ordem. Depois, ela separou os cadastros com base na quantidade de produtos que aqueles clientes já compraram. O primeiro da lista era o cliente que mais comprou nos anos de 2019 a 2022 e o último era o cliente que menos comprou no mesmo período. Por fim, Márcia organizou os cadastros considerando a data de cadastro de cada cliente. Considerando a situação narrada, assinale os métodos de arquivamento utilizados consecutivamente por Márcia.

Nos órgãos públicos, que é o nosso foco, o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Em geral, empresas maiores criam um setor só para cuidar desta atividade. Naturalmente, este setor recebe o nome de PROTOCOLO. Sobre as etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa incorreta.

Carla, secretária acadêmica de um instituto tecnológico, está revisando e atualizando os métodos de arquivamento para aprimorar o acesso e a organização dos documentos acadêmicos. Com uma vasta quantidade de registros que incluem documentos de pesquisa, registros de alunos e correspondências administrativas, é fundamental que Carla escolha o método de arquivamento mais eficiente que facilite a recuperação rápida e a longo prazo de documentos. Considerando a diversidade e o volume dos documentos no instituto de Carla, qual método de arquivamento ela deveria implementar para maximizar a eficiência na recuperação de documentos?