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“A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos deve seguir os passos indicados no diagrama a seguir, de acordo com as orientações prestadas pelas equipes de gestão de documentos do Arquivo Nacional, localizadas no Rio de Janeiro e no Distrito Federal.”
BRASIL. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Procedimentos preliminares para elaboração de código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividades-fim. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. p. 2.
Com relação à elaboração do Código de Classificação de documentos e à elaboração da Tabela de temporalidade e destinação de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O Código de Classificação deve ser estruturado com vistas a contemplar todas as funções e atividades do órgão de forma hierárquica, partindo-se sempre do mais específico para o mais geral.
II. É recomendado considerar, na estruturação do Código de Classificação, nomes específicos de programas e projetos.
III. O método de codificação adotado deve ter como principal qualidade a facilidade de uso, expansão e memorização.
IV. Na determinação do prazo de guarda, deve ser observado o valor probatório dos documentos.
V. Identificados os valores primário e secundário atribuídos aos documentos, é definido o prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, determinando a sua destinação final, a eliminação ou a guarda permanente.
Estão incorretas as afirmativas
Considerando a publicação mencionada, analise as orientações a seguir.
I. A CPAD tem papel fundamental na orientação e efetivação do processo de eliminação de documentos.
II. Todos os assuntos referentes à análise, seleção e eliminação de documentos deverão ser examinados e aprovados pela CPAD.
Assinale a alternativa correta.
COLUNA I
1. Autenticidade
2. Identidade
3. Integridade
4. Autenticação
COLUNA II
( ) A capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.
( ) O conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos.
( ) A qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
( ) A declaração de autenticidade de um documento arquivístico, em um determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.
Assinale a sequência correta.
Assinale-a.