Questões de Concurso Para secretário executivo

Conforme seu gênero, os arquivos podem ser agrupados como:

A metodologia a ser adotada para se organizar um arquivo deverá atender às necessidades da instituição. Nesse sentido, as três idades do arquivo são:

Assinale a alternativa que representa as características básicas para se conceituar os arquivos:

O ciclo de vida documental é dividido em três fases, os arquivos da primeira, segunda e terceira fases também são conhecidos, respectivamente, como:

Um profissional de secretariado foi convidado para um jantar. Ao chegar no local do jantar, percebeu que deveria utilizar as normas de um jantar à francesa. Dado esse contexto, avalie como deverá ser o comportamento do profissional durante o jantar:


I. Quando o garçom apresentar o alimento ao profissional de Secretariado, este deve servir-se.

II. O profissional de Secretariado deve aguardar o garçom servir o alimento.

III. O profissional de Secretariado deve utilizar os talheres de dentro para fora.

IV. O profissional de Secretariado deve utilizar os talheres de fora para dentro.

V. O profissional de Secretariado deve seguir o comportamento do anfitrião do evento.


Estão CORRETAS:

Há diversos tipos de eventos, a saber:


I. Congresso: trata-se de um evento de grande porte, realizado em vários dias, que inclui vários encontros ao mesmo tempo.

II. Feira: trata-se de um evento de uma ideia ou produtos. Uma feira pode ser volante, isto é, ocorrer em diversos locais, mantendo o mesmo conteúdo.

III. Salão: trata-se de um evento de grande porte, não fixo, cujo objetivo é apenas comercializar.

IV. Simpósio: evento cujo tema normalmente é científico e, em que, após as apresentações, a plateia participa com perguntas aos apresentadores.


Os eventos e suas respectivas definições estão corretamente apresentados APENAS em:

Maria irá organizar um evento e deverá utilizar as normas do cerimonial e a ordem de precedência. No evento estarão presentes as seguintes autoridades:

• O presidente de uma empresa convidada.

• O anfitrião do evento.

• O governador do estado onde o evento será realizado.

• O gerente de RH da empresa.

Considerando a lista de autoridades como deve ser a composição da mesa?

Avalie as afirmativas a seguir, que dizem respeito à evolução da profissão de Secretariado Executivo:


I. Na década de 70, a profissão de Secretariado Executivo ainda era considerada como função.


II. Na década de 80, o profissional de Secretariado Executivo passa a atuar como agente de mudanças nas organizações.


III. Na década de 90, as exigências pela qualificação do profissional de Secretariado Executivo começam a se intensificar.


IV. No século XXI o profissional de Secretariado Executivo compreende a necessidade de aprimorar conhecimentos e de ter visão holística.


Está(ão) CORRETA(S):

O secretário executivo, ao liderar equipes de trabalho, precisará, entre várias estratégias, manter a equipe motivada. Equipe motivada trabalha com mais eficiência e apresenta bons resultados. Em função disso, é necessário dar atenção para as necessidades dos seus membros. E quais são essas necessidades? Segundo Maslow, elas são organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e influência.


Indique, na figura a seguir, as necessidades correspondentes a cada número. Em seguida, marque a alternativa CORRETA:

O secretário executivo terá de trabalhar com uma ou mais chefias simultaneamente, o que pressupõe lidar com o temperamento e perfis de liderança de cada uma delas, e, se a sua chefia adota o estilo de liderança chamado laissez-faire, por exemplo, isso significa que apresentará que características?


I. Líder bastante abrangente e atuante.

II. Líder responsável pela divisão de tarefas.

III. Líder que dá liberdade total para as decisões grupais ou individuais.

IV. Líder que avalia e acompanha o grupo constantemente.

V. Líder dominador, mas generoso nos elogios.


Está correta APENAS a característica:

Na classe dos métodos de arquivamento básicos há o método numérico dígito-terminal. Esse método é numerado sequencialmente. Em sabendo disso, ordene os dossiês dos correspondentes a seguir, numerando-os do 1 ao 5, obedecendo à numeração que lhes foi atribuída segundo o método dígito- terminal:


( ) 56.242 - Thomas O’Brien
( ) 972.224 - João Simão & Cia.
( ) 288.704 - Meg Paes de Andrade Corrêa
( ) 170.801 - Sean Müller
( ) 191.206 - Walter Fonseca Casagrande


Assinale a ordem CORRETA da numeração:

Os métodos de arquivamento são divididos em duas classes: os básicos e os padronizados. Na classe dos padronizados, há o método variadex, criado pela Ramington Rand, que nada mais é do que uma variante do alfabético. Nele, trabalha-se com uma chave de cinco cores. São elas:

                              Letras                                                Cores                         A, B, C, D e abreviações                          Ouro                         E, F, G, H e abreviações                          Rosa                         I, J, K, L, M, N e abreviações                   verde                        O, P, Q e abreviações                               Azul                        R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações     Palha

                       Fonte: Paes (2004).

Codifique os nomes a seguir, de acordo com a chave de cores do quadro:





Marque a ordem CORRETA da codificação:

Para ter sucesso, uma empresa deve dispor de uma eficiente comunicação, garantidamente clara, objetiva, precisa, seja em situações orais e escritas. Nestes, particularmente, deve considerar também a estética da formatação. Na carta comercial, por exemplo, deve-se atentar para essa estática. Analise a carta que se apresenta a seguir:

                                                                                          São Paulo, 17 de agosto de 2012.

Prezada Senhora:

Lamentamos muito que a senhora tenha tido problema com um de nossos produtos. Acreditamos que esse problema tenha ocorrido em função do incorreto armazenamento, que acarretou, por sua vez, danos na embalagem, afetando de forma significativa a qualidade do produto. Enviaremos para a sua residência o produto em questão, bem como um kit contendo todos os  produtos fabricados pela nossa empresa.
Atenciosamente,

                                                                                                           Joana Maria                                                                                                    Diretora de Qualidade
Identifique o estilo da carta:

A comunicação empresarial também ocorre de forma verbal. São inúmeras as situações em que é necessário fazer uso da forma oral. Uma delas diz respeito à apresentação de alguém, situação que exige alguns critérios. Analise os que se apresentam a seguir:


I. Apresentar a pessoa mais velha para a mais jovem.

II. Apresentar um colega para o cliente.

III. Apresentar um colega para o empregado da outra empresa.

IV. Apresentar o oficial para o civil.

V. Apresentar a sua chefia para o novo colaborador


Estão corretos APENAS os critérios:

Marli Ribeiro recentemente passou em um concurso público para o cargo de secretária executiva. Ao assumir o cargo, foi-lhe solicitado que redigisse um ofício ao prefeito do Município de Curitiba. Marli Ribeiro sabe que, em função da Instrução Normativa n. 4, de 06 de março de 1992, ela deverá dirigir-se a essa autoridade fazendo uso do seguinte pronome de tratamento:

Os itens de número 2, 3, 4, 9, 10 e 11 são os talheres. Eles são colocados e dispostos à mesa sempre obedecendo a uma sequência. O critério é estabelecido em função da ordem dos pratos servidos. Por exemplo, o primeiro prato deve ser acompanhado dos corretos talheres (garfo e faca) e, para isso, eles devem estar dispostos na mesa da seguinte forma:

Atualmente muitos acordos de negócios são realizados em reuniões que podem acontecer no café da manhã, almoço ou ainda no jantar. Em função disso, é importante que o profissional de secretariado executivo, ao assessorar a sua chefia, esteja preparado para essas situações. Para que isso ocorra, ele terá que conhecer e fazer uso das regras de boas maneiras à mesa.
Observe a figura a seguir:





Os números 4, 5 e 9 referem-se respectivamente a:

Organizar eventos é apenas uma das funções do secretário executivo. Espera-se, portanto, que ele tenha pleno domínio das fases do processo de planejamento e organização de qualquer evento. As fases de um evento constituem-se em:

Uma vez que o secretário executivo Ricardo Peixoto Corrêa está organizando o evento, caberá a ele também fazer a disposição adequada das bandeiras. Para esse evento serão dispostas as seguintes bandeiras:


• A bandeira do Brasil
• A bandeira da China
• A bandeira do Estado do Paraná
• A bandeira do Município de São José dos Pinhais (PR)





Identifique a alternativa que atende à CORRETA ordem de precedência das bandeiras.

O secretário executivo Ricardo Peixoto Corrêa está organizando o evento de inauguração da nova fábrica de uma importante indústria automobilística estrangeira. Caberá ao Ricardo elaborar a composição da mesa oficial do evento bem como fazer a disposição das bandeiras. Para esse evento se farão presentes as seguintes autoridades:

• Prefeito de São José dos Pinhais (PR), cidade- sede da filial brasileira da empresa.
• Prefeito da Cidade de Curitiba.
• Presidente da filial no Brasil.
• Presidente da matriz – China.
• Diretor de Marketing.





Identifique a alternativa que atende à CORRETA ordem de precedência e disposição na mesa de honra.