Questões de Concurso Para técnico em secretariado

A comunicação é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa para pessoa), conforme pontua Bowditch (2004). Tal autor descreve que há quatro funções básicas da comunicação interpessoal. Desse modo, relacione cada função com sua respectiva finalidade.

Função	Finalidade
1. Controle 2. Informação 3. Motivação 4. Emoção	( ) Para influenciar os outros e obter cooperação e compromisso para com as diversas metas e objetivos. ( ) Para esclarecer as obrigações, implantar normas e estabelecer autoridade e responsabilidade. ( ) Para expressar sentimentos. ( ) Para propiciar a base para se tomar decisões e executar ordens e instruções.

Qual a sequência numérica correta, de cima para baixo?

Assinale a alternativa que apresenta a maneira correta de armazenar nomes de pessoas, segundo o método alfabético.

Aparecida é secretária de um escritório de contabilidade e, além de outras atribuições, é responsável pela gestão dos arquivos da empresa. Considere que Aparecida tem duas pilhas de documentos que devem ser arquivados de acordo com o ciclo de vida documental. Uma das pilhas trata-se de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente; a outra pilha trata-se de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio, sendo frequentemente utilizados para consulta. Assim, considerando a teoria das três idades, o arquivamento será feito na seguinte classificação, respectivamente:

Conforme aponta Chiavenato (2004), a função administrativa “planejamento” produz um resultado imediato: o plano. Os planos relacionados a métodos de trabalho ou de execução são chamados de procedimentos. Estes são representados por gráficos denominados

Considerando as funções administrativas e as atividades atreladas às referidas funções, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Coluna I	Coluna II
1. Planejamento 2. Organização 3. Direção 4. Controle	( ) Ação corretiva. ( ) Comunicar. ( ) Liderar. ( ) Formular objetivos. ( ) Dividir o trabalho. ( ) Monitorar o desempenho.

Qual a sequência numérica correta, de cima para baixo?

Quais são os dois sistemas básicos de acesso em que os métodos de arquivamento podem ser divididos?

Existem diversos fluxos de informação dentro de uma empresa ou órgão público. Esses fluxos indicam como a informação se move dentro da estrutura organizacional. Acerca das comunicações formais, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Coluna I	Coluna II
1. Fluxo descendente 2. Fluxo ascendente 3. Fluxo horizontal	( ) Troca de informações entre setores de uma mesma empresa que precisam coordenar um projeto ou uma atividade. ( ) A informação é emitida pela cúpula e direcionada ao nível operacional. ( ) Normalmente engloba os relatórios de desempenho, o relato de problemas e sugestões. ( ) Englobam as ordens, as definições de objetivos e as metas a serem atingidas.

Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta, de cima para baixo.

Conforme preconiza o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, deve-se seguir algumas regras quanto ao emprego do vocativo em comunicações oficiais. Dados os cargos acompanhados dos respectivos vocativos,

I. Senhor Prefeito;

II. Senhor Juiz;

III. Senhor Senador;

IV. Excelentíssimo Governador.

Está(ão) de acordo com o que preconiza o Manual de Redação Oficial da Presidência da República.

O planejamento, a organização, a direção e o controle são funções administrativas. Compete à função administrativa “organização”:

I. definir missão;

II. agrupar as atividades em órgãos e cargos;

III. definir autoridade e responsabilidade;

IV. avaliar desempenho.

Dados os itens, verifica-se que estão corretos apenas.

Dadas as afirmativas quanto à Redação Oficial,

I. Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público e Privado redigem atos normativos e comunicações.

II. A publicidade e impessoalidade devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

III. Para todas as modalidades de comunicação oficial há somente os fechos “Atenciosamente” e “Respeitosamente”.

IV. Em comunicações oficiais continua em uso o tratamento digníssimo (DD).

V. O vocativo correspondente em comunicações dirigidas ao Papa é Santíssimo Padre.

verifica-se que estão corretas.

As funções administrativas formam o processo administrativo. Em relação a essas funções, assinale a alternativa correta.

Dadas as afirmativas quanto às técnicas de atendimento telefônico no ambiente de trabalho,

I. As ligações devem ser prolongadas para evitar falhas de comunicação.

II. Os pronomes de tratamento usados na redação das comunicações oficiais devem, sempre que possível, ser utilizados no atendimento telefônico.

III. A preferência para terminar a ligação é sempre de quem a faz.

IV. O secretário deve repassar as ligações telefônicas para o seu executivo a depender do interlocutor.

verifica-se que está(ão) correta(s) apenas.

De acordo com a Teoria Geral da Administração, o planejamento é uma das funções administrativas. Relacione os três níveis de planejamento apresentados na coluna I com as respectivas definições, apresentadas na coluna II.

Coluna I	Coluna II
1. Planejamento estratégico 2. Planejamento tático 3. Planejamento operacional	( ) É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. ( ) É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. ( ) É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização.

Qual é a sequência numérica correta, de cima para baixo?

Um Técnico em Secretariado lotado em uma instituição de ensino foi incumbido por sua chefia de redigir duas comunicações oficiais, sendo uma para o Ministro da Educação e outra para um servidor da referida instituição. De posse dos conhecimentos relativos à Redação Oficial, o técnico redigiu, respectivamente, as modalidades:

Márcia é secretária e, devido às festividades da empresa onde trabalha, deverá encaminhar correspondências a outras empresas, órgãos públicos e outros setores da sociedade civil. No envio de correspondência ao Reitor de uma Universidade Federal, qual o vocativo que Márcia deverá utilizar?

As principais atividades da administração consistem no planejamento, organização, direção e controle. No que se refere ao planejamento, essa atividade corresponde a:

I. liderar, de maneira adequada, os esforços organizacionais para o alcance dos objetivos propostos;

II. criar uma atmosfera adequada para que os colaboradores deem o melhor de si para o alcance dos objetivos;

III. pensar antecipadamente nos objetivos a serem alcançados e nas respectivas ações para o alcance desses objetivos;

IV. arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros da organização para o alcance dos objetivos.

Dados os itens, verifica-se que está(ão) correto(s) apenas

O atual estágio de competitividade no mundo torna a qualidade no atendimento ao público uma das principais estratégias adotadas pelas organizações. Para se manterem competitivas, as empresas têm buscado a melhoria contínua da prestação do seu serviço, estreitando os vínculos de responsabilidade e credibilidade com os seus clientes. Qual das conceituações é a única que define corretamente credibilidade?

Sobre noções básicas de contabilidade, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Uma das primeiras preocupações da contabilidade era resolver problemas de mensuração monetária dos estoques e do resultado, não a de fazer dela um instrumento de administração. Devido ao crescimento e ao aumento da complexidade das empresas, além do distanciamento entre administrador, ativos e pessoas administradas, a contabilidade passou a ser eficiente forma de auxílio no desempenho de uma nova missão: a gerencial. ( ) Na terminologia contábil, entende-se como “gasto” o sacrifício financeiro para obtenção de um produto ou serviço. Por sua vez, “custo” é o gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços. ( ) É comum que pessoas leigas em contabilidade associem os procedimentos relativos a essa ciência como uma simples forma de controle burocrático e exerçam certa resistência em adotá-los. Portanto, cada membro da organização deve ser conscientizado da necessidade e da utilidade de cada informação ser devidamente e tempestivamente registrada. ( ) Em uma fundação como em qualquer outra instituição, cada informação provoca um gasto e pode trazer um benefício. O gasto envolvido na obtenção de cada informação é normalmente alto. Por isso, a avaliação crítica da relação “custo-benefício” não deve ser feita de forma contínua.
A sequência está correta em 

As pessoas devem ser vistas como parceiras das organizações. Como tais, elas são fornecedoras de conhecimentos, habilidades, competências e, sobretudo, do mais importante aporte para as organizações: a inteligência que proporciona decisões racionais e imprime significado aos objetivos organizacionais. Quanto aos aspectos fundamentais da moderna gestão de pessoas, assinale a afirmativa INCORRETA.

Considerando que o processo administrativo busca explicar como as várias funções administrativas são desenvolvidas no ambiente das organizações, assinale a afirmativa INCORRETA.