Questões de Concurso Para arquivologia

Na Administração Pública, os documentos em papel, oriundos de órgãos externos e cidadãos, são recebidos e protocolizados. Sobre o tema, atribua V para verdadeiro ou F para falso:

(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.

Analisados os itens é CORRETO afirmar que:

De acordo com os conhecimentos adquiridos em gestão de documentos, assinale a alternativa que traz o conceito CORRETO de Conservação de documentos:

Assinale a alternativa que indica CORRETAMENTE a fase da gestão de documentos citada na afirmação a seguir:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):

Na gestão de documentos se estuda o método de arquivamento dos documentos, que é denominado pela natureza do documento a ser arquivado. O método de arquivamento é dividido em duas classes: básicos e padronizados. Assinale a alternativa que cita CORRETAMENTE um método padronizado de arquivamento:

Leia o texto a seguir:
“O nosso dia a dia já tem a tecnologia naturalizada. Até nas instituições grandes mudanças aconteceram, inclusive na produção dos documentos, o que acarretou um armazenamento crescente de documentos exclusivamente em suporte digital (...)”.
Assinale a alternativa que indica uma vantagem na digitalização dos documentos:

De acordo com os conhecimentos adquiridos sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA: 

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.

II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).

III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.

IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.

Uma maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado é chamado de geográfico. Nesse sentindo, assinale a alternativa que descreva corretamente a ordenação de documentos por cidade:

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.

III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.

IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.

A arquivística é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos e, tem por objetivo, gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Refere-se corretamente ao conceito de arquivo:

Na arquivologia, o inventário é:

Qual é a principal função do registro de recebimento em um sistema de controle de entrega de correspondência? 

A gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa. Com base em alguns métodos de armazenamento de arquivos, relacionar as colunas e assinalar a sequência correspondente.

(1) Numérico. (2) Geográfico. (3) Ideográfico.
( ) Leva em conta o local ou a origem dos arquivos. ( ) Também chamado de temático, foca exclusivamente nos assuntos dos documentos. ( ) Uma de suas variações analisa a sequência cronológica dos arquivos.

Carlos é servidor no departamento de documentação de um órgão público municipal. Ele é responsável pelo arquivamento, organização e preservação de documentos importantes, incluindo contratos, licitações e correspondências oficiais. Recentemente, ele recebeu um treinamento sobre princípios arquivísticos e agora precisa aplicar esses conhecimentos em seu dia a dia.

Com base nos princípios arquivísticos, o princípio que determina que os arquivos produzidos por um órgão, entidade, pessoa ou família não devem ser misturados com os de outras entidades produtoras é:

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua recuperação eficiente e a preservação da memória institucional, chama-se:

De acordo com a Legislação Brasileira, o órgão que definirá a política nacional de arquivos é o

Com a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público, sua documentação deve ser encaminhada

Entre os agentes exteriores que danificam os documentos, são exemplos de agentes químicos:

Entre as técnicas usadas para a restauração de documentos, destaca-se aquela em que o documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces, entre o documento e a fita deve haver um espaço, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.
Essa técnica é denominada

Assinale a opção que indica o princípio básico da arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos e reunidos em um mesmo fundo documentos que tenham a mesma fonte geradora de arquivos.