Questões de Concurso Para secretariado

Com relação às ferramentas essenciais do cotidiano do profissional de secretariado, assinale a alternativa INCORRETA:

De acordo com o código de ética do profissional de secretariado, constituem se direitos dos profissionais de secretariado, EXCETO :

Assinale a opção CORRETA acerca das obrigações éticas do profissional de secretariado:

Dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis do(a) Secretário(a) é sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes.

_{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Ática. São Paulo.)}

Analise as proposições seguintes:

I. O contato diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa, daí por que, recomenda-se sempre absoluto sigilo, evitando-se qualquer discussão (na empresa ou fora dela) sobre o que se sabe de ambos. → Discrição.

II. Essa qualidade não pode ser entendida com "aventura", mas como a procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho, implicando sempre espírito de responsabilidade, o que prova a autoconfiança. → Espírito de Iniciativa.

III. Quando o(a) Secretário(a) se dá chance para as oportunidades, logo as forças criadoras surgirão. Às vezes, o risco é grande, mas é infinitamente mais grave que alguém se mantenha parado, inerte, apático, sem iniciativa, por comodismo. → Dinamismo.

IV. Para um “Profissional de Secretariado” é tão importante demonstrar as habilidades que remetem à organização, expressas por atitudes de inteligência, o que permite a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e concluir o que se tem pretende realizar no cumprimento de metas. → Ordem e método.

V. Para um “Profissional de Secretariado” esta habilidade estabelece direta relação de sentido com perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. O interesse e a responsabilidade atuam fortemente quando alguém lhe pede para realizar uma tarefa e esta é executada em tempo hábil. → Memória.

Marque SOMENTE as qualidades pessoais do “Profissional de Secretariado” que estão corretamente expressas em relação à indicação feita no final de cada uma delas.

Do “Profissional de Secretariado”, modernamente, exigem-se não só conhecimentos econômico-financeiros, como também de comportamento interpessoal e compreensão das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, é necessário colocarse dentro do mundo psicológico delas. _{(WILLIAMS, Michael R. Relações Humanas. Editora Atlas.)}

Sobre o contexto do enunciado, marque a informação incorreta.

O ato de comunicação. Em todo processo de comunicação intervém necessariamente um conjunto de elementos / fatores: um emissor ou pessoa que perante um estímulo codifica, elabora e transmite para outra - o receptor - uma informação ou mensagem sobre o mundo ou sobre si mesmo, dentro de um referente ou contexto. Para transmitir essa mensagem, o emissor emprega um conjunto de signos, que se combinam de acordo com regras -código ou língua. Seu meio de difusão é um meio físico - o canal. Exemplo: o ar, no caso das ondas sonoras; o papel, no caso do texto impresso.

_{(LIMA, Sílvia Ferreira. Comunicação e Expressão através de textos. Editora Biblioteca.)}

Analise as afirmações sobre “comunicação de ordens”, durante o desenvolvimento das ações profissionais do(a) secretário(a) executivo(a).

I. A eficácia de uma comunicação de ordens depende da capacidade persuasiva do emissor da mensagem, devendo ele ser preciso no que quer comunicar.

II. A indecisão e a insegurança criam conflitos de confiança no receptor da mensagem.

III. É necessário considerar a capacidade do receptor, sua disponibilidade de tempo e de capacidade de ação.

IV. O comunicado, oral ou escrito, deve conter expressões simples, frases curtas, pensamentos bem concatenados (apresentar o conteúdo do discurso em sequência lógica).

Estão corretas:

O trabalho de uma “Secretária executiva” torna-se mais agradável e simples se ela demonstra habilidades técnicas, humanas e gerenciais no desenvolvimento de suas tarefas. Com base no enunciado, marque a afirmação incorreta.

Organização do trabalho da Secretária. Há algumas técnicas de organização do trabalho que têm proporcionado vantagens enormes aos administradores, as quais têm ajudado muito no desempenho profissional da secretária. (...)

A organização do trabalho também compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega.

_{(FARIA, Nivaldo Maranhão. Organização do trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Em geral, as empresas esperam de suas secretárias:

I. Consciência de seus deveres e envolvimento no processo de produção da empresa.

II. Dedicação ao trabalho, com noção da divisão do trabalho estabelecido na empresa, sabendo reconhecer a autoridade competente.

III. Equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas.

IV. Que elas sejam dignas de confiança e que saibam delegar tarefas quando necessário.

V. Que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho e que sejam capazes de trabalhar em grupo.

Estão corretas:

Dadas as afirmativas sobre Organização do Ambiente de Trabalho,

I. Manter equipamentos importantes em seu raio de alcance: telefone, computador, fichário, fax e impressora, devendo ser alcançados sem que seja preciso deslocar-se, caso os utilize com frequência.

II. Ter sobre a mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que estiver trabalhando no momento.

III. Eliminar tudo o que não estiver mais usando e arquivar o que já foi resolvido, evitando, assim, acumular papéis.

IV. Evitar comer no local de trabalho.

verifica-se que é(são) condizente(s) com boas práticas de Organização do Ambiente de Trabalho do Profissional de Secretariado.

Dadas as afirmativas sobre as funções do profissional de secretariado,

I. Assessorar seu superior nas funções de gerenciamento de rotinas administrativas.

II. Planejar, coordenar e executar tarefas dentro de uma atividade, área ou grupo de trabalho, organizando agendas, preparando relatórios, documentando processos e protocolados, classificando e encaminhando correspondências.

III. Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.

verifica-se que está(ão) correta(s).

De acordo com a Lei nº 7.377, de 30/09/85, dadas as atribuições do Técnico em Secretariado,

I. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria.

II. Classificação, registro e distribuição de correspondências.

III. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

IV. Assistência e assessoramento direto a executivos.

verifica-se que estão corretas.

Quanto à organização da agenda do executivo, recomenda-se que o secretário siga algumas orientações:

I. estabelecer horários para que sejam feitos despachos com a chefia;

II. deixar espaços na agenda para compromissos urgentes que não foram marcados;

III. reunir-se com o executivo no início do dia, sempre que possível, a fim de organizar as atividades.

Dados os itens, verifica-se que está(ão) correto(s).

Na recepção de visitantes, o profissional de secretariado deve:

I. cumprimentar o visitante com simpatia e gentileza;

II. fazer comentários de ordem particular, a fim de manter um clima amigável;

III. ter paciência e manter o domínio de si, mesmo em situações difíceis;

IV. executar outras atividades administrativas enquanto fala com o visitante, a fim de não perder tempo e agilizar as rotinas administrativas.

Dados os itens, verifica-se que estão corretos apenas.

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