Questões de Concurso Comentadas sobre avaliação de documentos em arquivologia

A avaliação de documentos consiste em identificar valores e em definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico, o microfilme ou qualquer outro. Nesse processo de avaliação, é recomendado que haja uma interação com uma equipe multidisciplinar, reunindo, além do arquivista, profissionais das unidades às quais os documentos se referem. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa incorreta.

Tendo em vista o tema práticas de arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. Recibos e documentos referentes a pagamentos de serviços de conservação e obras devem ter seus originais arquivados por dois anos no arquivo corrente, sendo após esse prazo guardados no arquivo intermediário por mais três anos, e, finalmente, indo para microfilmagem ou digitalização, e sua forma física original, eliminada. II. Orçamentos relativos à contratação de serviços de conservação devem ser conservados no arquivo corrente por três anos para confrontações, sendo eliminados após esse prazo. III. Contratos originais firmados para execução de obras devem ser conservados no arquivo permanente em caráter definitivo.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Sobre terminologia arquivística, analise os conceitos.
I- Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para descarte ou eliminação. II- Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavraschave ou descritores, propiciando a recuperação da informação. III- Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo. IV- Avaliação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
Está correto o que se afirma em

A avaliação é uma função relevante no processo de classificação de documentos. A respeito dessa temática, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação. ( ) A análise é feita com base nos usos administrativos e na relação orgânica com os demais documentos a que pertence. ( ) A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. ( ) Sem a classificação e avaliação, é impossível pensar na implantação efetiva de uma gestão documental integrada, com base na teoria das três idades.
Assinale a sequência correta.

Acerca da avaliação documental, leia as sentenças abaixo:
I. A tabela de temporalidade é um instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente); define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc.; e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou substituição. II. A série documental é o conjunto de documentos de idêntico modo de produção, tramitação e resolução; tais documentos são produzidos, recebidos e acumulados no exercício de uma mesma competência, função ou atividade. III. O prazo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do poder judiciário para fazer seu direito, vez que entenda ter sido violado. IV. A destinação final é o resultado da avaliação, quando o documento é encaminhado para a eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas, poderão ser recolhidas amostragens ao arquivo permanente.
Analisando as quatro assertivas acima, podemos afirmar que:

(Concurso Milagres/2018) Com base na assertiva, a seguir, marque a alternativa Correta: “O instrumento de suporte a gestão documental, que regula a transferência, recolhimento e descarte de documentos arquivísticos é”:

Grande parte das empresas e dos organismos públicos tem adotado sistemas mais modernos para a marcação do ponto de seus funcionários e servidores como a biometria, abolindo, portanto, os cartões de ponto produzidos em fichas de papel-cartão. Considerando a tabela de temporalidade de documentos de uma instituição que, até recentemente, tenha utilizado os cartões de ponto tradicionais, assinale a alternativa que apresenta a destinação mais adequada para essa série documental.

Levando-se em conta que determinada instituição criou uma comissão permanente e várias comissões setoriais de avaliação de documentos, assinale a alternativa que apresenta uma competência específica dessas últimas.

Conforme a tabela de temporalidade, uma das possibilidades de destinação final de arquivos é a

Os sistemas de informação das organizações não podem prescindir de instrumentos de busca para auxiliar a recuperação da informação. Nos arquivos correntes, estes instrumentos são os seguintes:

Em relação à avaliação documental, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) É uma das funções arquivísticas que contribui para a identificação do valor do documento para a instituição. ( ) É nessa função que é gerada a Tabela de Classificação, instrumento de gestão de arquivos de uma instituição. ( ) A ausência dessa função em uma determinada instituição é fundamental para realizar uma destinação coerente de documentos de arquivo (eliminação ou guarda permanente), sem acarretar em riscos para a preservação e o resgate da memória institucional.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O prazo durante o qual se deve guardar e proteger os documentos, sejam em impressos ou arquivos eletrônicos, relativos às eleições da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), é de:

Um documento é uma carta, um diploma, uma foto ou um escrito que reproduz um acontecimento, uma situação ou uma circunstância. Também pode se tratar de um texto ou um meio qualquer que apresente dados suscetíveis de serem utilizados para comprovar algo. O fato de haver outros meios tecnológicos disponíveis fez com que o conceito de documento fosse ampliado consideravelmente, por meio de links, podcast, vídeos do Youtube, entre outros. E-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas. Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos. A avaliação e a triagem de documentos consistem, fundamentalmente, em identificar valores e em definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. No que se refere aos princípios de avaliação arquivística, assinale a alternativa incorreta.

Ao atuar na gestão documental, quais são os instrumentos de gestão que podem ser utilizados?

A Resolução Nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Considerando as diretrizes elencadas na Resolução em questão, assinale a alternativa INCORRETA.

Leia o texto abaixo. 

Hamilton é arquivista e trabalha no arquivo intermediário de uma Universidade Federal em Minas Gerais. Em dezembro de 2015, Hamilton recebeu no arquivo intermediário os seguintes documentos:  

- O projeto de pesquisa, original, proposto por um professor do Departamento de Sociologia e Antropologia, produzido em março de 2013, com o seguinte despacho: “O projeto foi executado entre 10/03/2013 e encerrado em 27/11/2015”.

- Uma pasta contendo os resultados e as avaliações parciais, originais, dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas, referentes ao ano letivo de 2014, com a seguinte despacho: “Informações incluídas no relatório final”.

- As folhas de ponto, originais, dos bolsistas de iniciação científica de um projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, referentes ao ano letivo de 2010.

- As fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica, do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, originais, produzidas no segundo semestre de 2015.

Considerando-se essas informações, a terminologia arquivística e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) apresentado abaixo.

Analise os quatro procedimentos a seguir.

I. Hamilton deve efetuar a transferência do projeto de pesquisa do professor do Departamento de Sociologia e Antropologia ao arquivo intermediário, onde irá permanecer até novembro de 2018, quando, então, deverá ser recolhido ao arquivo permanente.

II. Hamilton deve devolver a pasta contendo os resultados e as avaliações parciais dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas ao arquivo corrente da unidade, onde deverá permanecer até 2019, quando, então, deverá ser transferida ao arquivo intermediário.

III. Hamilton não deve efetuar a transferência das folhas de ponto dos bolsistas de iniciação científica do projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até 2062, quando, então, poderão ser eliminadas.

IV. Hamilton não deve efetivar a transferência das fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até o segundo semestre de 2020, quando poderão ser eliminadas.

Está(ão) CORRETO(S):