Questões de Concurso
Comentadas sobre avaliação de documentos em arquivologia
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Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.
A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.
A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.
A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominado tabela de temporalidade.
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.
A destinação final de um documento de arquivo pode ser a guarda permanente ou a digitalização.
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos.
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
A tabela de temporalidade faz referência aos prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários e à destinação final dos documentos de arquivo.
A determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário em uma tabela de temporalidade é feita, geralmente, na unidade de tempo ano.
Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos atribuir valor à documentação e elaborar os instrumentos de destinação de documentos, como a tabela de temporalidade.