Questões de Arquivologia - Ciclo Vital /Teoria das Três Idades para Concurso

Atribuições do Protocolo.

Gestão de Documentos.

Enviar Processos para outra Unidade.

Incluir Documentos.

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.

Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.

Melhora na organização.

Garantia jurídica.

Procrastina o tempo.

Atender à legislação.

traz características inovadoras de forma que o sucesso de implantação independa da incorporação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

possui um conjunto de procedimentos e operações técnicas focado na descrição arquivística de documentos digitais.

se trata de sistema desenvolvido prioritariamente para otimizar o acesso e a recuperação de documentos arquivísticos.

apresenta ações aplicáveis a documentos convencionais, ao registrar suas referências, incorporando imagens digitalizadas e a documentos digitais.

processa eletronicamente material em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais separadamente em sistemas diferentes.

Elaborar termo de eliminação, eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê e operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento.

Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase, proceder à alteração de suporte, se for o caso, e proceder ao registro dos documentos eliminados.

Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente, organizar os documentos produzidos e recebidos pelo órgão e separar os documentos produzidos.

Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela de temporalidade, elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a próxima fase e proceder à classificação.

Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento, proceder o registro dos documentos produzidos e recebidos, realizar a descrição arquivística.