Questões de Concurso
Comentadas sobre classificação de documentos em arquivologia
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Leia o texto abaixo.
Hamilton é arquivista e trabalha no arquivo intermediário de uma Universidade Federal em Minas Gerais. Em dezembro de 2015, Hamilton recebeu no arquivo intermediário os seguintes documentos:
- O projeto de pesquisa, original, proposto por um professor do Departamento de Sociologia e Antropologia, produzido em março de 2013, com o seguinte despacho: “O projeto foi executado entre 10/03/2013 e encerrado em 27/11/2015”.
- Uma pasta contendo os resultados e as avaliações parciais, originais, dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas, referentes ao ano letivo de 2014, com a seguinte despacho: “Informações incluídas no relatório final”.
- As folhas de ponto, originais, dos bolsistas de iniciação científica de um projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, referentes ao ano letivo de 2010.
- As fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica, do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, originais, produzidas no segundo semestre de 2015.
Considerando-se essas informações, a terminologia arquivística e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) apresentado abaixo.
Analise os quatro procedimentos a seguir.
I. Hamilton deve efetuar a transferência do projeto de pesquisa do professor do Departamento de Sociologia e Antropologia ao arquivo intermediário, onde irá permanecer até novembro de 2018, quando, então, deverá ser recolhido ao arquivo permanente.
II. Hamilton deve devolver a pasta contendo os resultados e as avaliações parciais dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas ao arquivo corrente da unidade, onde deverá permanecer até 2019, quando, então, deverá ser transferida ao arquivo intermediário.
III. Hamilton não deve efetuar a transferência das folhas de ponto dos bolsistas de iniciação científica do projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até 2062, quando, então, poderão ser eliminadas.
IV. Hamilton não deve efetivar a transferência das fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até o segundo semestre de 2020, quando poderão ser eliminadas.
Está(ão) CORRETO(S):
II) Anotar o código correspondente ao assunto de que trata o documento na última folha do documento;
III) Quando o documento possuir anexos, estes não necessitarão receber a anotação dos códigos correspondentes, apenas no documento principal;
A classificação de documentos de arquivo do tipo estrutural é elaborada a partir de funções, atividades e tarefas.
A implementação de programas de gestão de documentos pode ser constatada verificando-se se o órgão aplica planos ou códigos de classificação e tabelas de temporalidade e possui política arquivística institucional.
Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o item.
A classificação por assunto é uma operação intelectual
que requer a análise e a interpretação dos documentos
e que possibilita, com base em um código
de classificação, o agrupamento dos documentos,
partindo-se do geral para o particular, em classes,
subclasses, grupos e subgrupos, segundo critérios
lógicos.
( ) Documento oficial é o documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. ( ) Documento ostensivo é o documento que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso. ( ) Autenticação é a anotação oficial em documento, que o altera ou complementa. ( ) Classificação é a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. ( ) Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A atividade de classificação tem as atribuições de separar os documentos ostensivos dos sigilosos e interpretar e classificar os documentos ostensivos.
( ) O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido, ou recebido por um órgão, no exercício de suas funções e atividades.
( ) A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema.
( ) A classificação define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
( ) A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas, possibilitando maior eficiência e agilidade ao gerenciamento e ao controle das informações.
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