Questões de Concurso
Comentadas sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia
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I. O fluxo documental diz respeito ao(s) “local (is)” por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade.
II. A comunicação entre as pessoas de uma instituição pode ser dividida em formais, informais e pessoais.
III. Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo responsabilidade daquele que o efetiva a conferência dos materiais destinados à instituição.
IV. O agente administrativo, quando atender ao público, deve ser direto, objetivo e claro em suas respostas, atendo-se ao foco do que está sendo perguntado. Deve oferecer informações precisas e sucintas com atenção e gentileza.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).
Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.
Coluna 1 Operação/ação
1. Arranjo
2. Apensação
3. Descrição
4. Suporte
5. Tramitação
Coluna 2 Definição
( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.
( ) Material sobre o qual são registradas as informações.
( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
( ) Curso do documento, desde a sua produção
ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A realização da gestão dos serviços e rotinas escolares presume-se que entenda a atividade que deverá ser realizada. Observe a atividade abaixo:
"Classifica e organiza no arquivo estático ou dinâmico a escrituração escolar dos alunos, a vida funcional dos servidores, informações administrativas e financeiras, coletânea da legislação educacional em vigor, bem como, a correspondência recebida e expedida".
Fonte: Técnicas de Secretaria Escolar I. Escola Estadual de Educação Profissional - EEEP. Curso Técnico em Secretaria Escolar. Secretaria da Educação. Governo do Estado do Ceará.
Diante disso, marque a alternativa CORRETA que
corresponde a descrição dessa atividade.
A Produção de Documentos integra uma das fases da gestão de documentos, caracterizada por:
I. Organização, classificação, distribuição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários.
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou eliminação.
IV. Elaboração de documentos em decorrência das atividades da organização.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas
corretas.
Dentre os objetivos da gestão de documentos, busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas
corretas.
Em relação à gestão de documentos e as funções inerentes a esse processo, analise as assertivas abaixo:
I.sistematização das categorias administrativas e arquivísticas, além de ter sido revelada como uma metodologia eficaz para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos.
II. Segundo Flores e Lambert (2013), a produção de documentos constitui uma das etapas da Gestão Documental, permitindo a gestão e concepção de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de aplicação tecnologias modernas a esses processos.
III. Lopes (1997) compreende que a avaliação documental, como parte do processo de gestão documental, comece com uma descrição documental e se complete na destinação dos documentos a serem eliminados.
Quais estão corretos?
O documento audiovisual, inserido em um contexto arquivístico, deve ser compreendido quando relacionado com os demais documentos produzidos e acumulados pelo organismo produtor, sendo a contextualização arquivística indispensável, uma vez que o documento de arquivo não possui caráter autoexplicativo. A prática constante nos arquivos de separar documentos audiovisuais dos demais documentos convencionais é um ato fora dos padrões arquivísticos; muitas vezes, essa prática é vista como se constituísse a própria organização arquivística.
Luiz Antônio S. da Silva e Telma C. Carvalho. (Adaptado)
A prática relatada pelos autores leva à
Sobre temporalidade dos documentos, relacione os prazos de guarda aos documentos citados.
1. Guarda eventual
2. Guarda temporária
3. Guarda permanente
( ) Folha de frequência do servidor.
( ) Termo de eliminação de documentos arquivísticos.
( ) Memorando referente ao controle de visitação.
( ) Plano de equiparação de cargos e salários.
( ) Histórico funcional do servidor.
Assinale a opção que indica a relação correta, segundo a ordem apresentada.
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