Questões de Arquivologia - Diagnóstico de Arquivos para Concurso

Conforme Paes (2004, p.35), “a organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho”. De acordo com o enunciado, assinale a alternativa CORRETA em relação às fases da organização de arquivos.

Sobre planejamento e organização de arquivos, leia as seguintes questões abaixo e marque a opção que corresponde às alternativas corretas.

I. É o relatório do diagnóstico que permitirá conhecer a situação da instituição em todos os aspectos relacionados à gestão da informação arquivística.

II. As funções da arquivologia compreendem somente a avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e acesso.

III. O diagnóstico documental contempla as quantidades dos documentos; as características diplomáticas; os conteúdos informacionais; as unidades físicas de arquivamento; a existência e o modo de uso de tecnologias da informação; entre outros, ou seja, o diagnóstico faz um panorama geral ou específico de uma instituição.

IV. Ao final da elaboração do diagnóstico, o resultado obtido é o reflexo das inter-relações internas e externas da instituição, desde o seu histórico, objetivos, funções e atividades, no entanto, não apresenta a relação documental entre os documentos produzidos pela instituição.

Conforme Paes (2006), o planejamento e a organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de quatro etapas de trabalho. Para a realização dessas etapas (fases), a autora sugere uma ordem para elas, pois uma é sequencial à outra. Assinale a opção que corresponde exatamente a essa ordem.

A fase seguinte ao levantamento, de acordo com Paes (2006), compreende a análise dos dados, a qual resulta em um relatório, mais conhecido como diagnóstico. Nesse relatório são dispostos os dados coletados e a análise deles, de forma a informar à instituição como se encontra seu acervo (produção de documentos, estado de conservação, entre outros) e o que pode ser melhorado, portanto, no diagnóstico são relatados a situação do acervo e, possíveis, melhorias dele, de forma a otimizá-lo. Nesse sentido, marque a alternativa que melhor define o conceito de diagnóstico.

Durante o planejamento e organização de arquivos, para que se obtenha um resultado o mais fiel possível à realidade da instituição na fase de levantamento (PAES, 2006), é necessário que nessa fase se faça uso de instrumentos e técnicas de coleta de dados amparados pela metodologia científica, as quais são defendidas pelo autor Lopes (2013). O uso dessas ferramentas metodológicas deixa o trabalho do arquivista de forma mais fundamentada, ou seja, o trabalho não será feito empiricamente. Portanto, pode-se considerar como instrumentos e técnicas a seguinte opção.