Questões de Concurso
Sobre digitalização de documentos em arquivologia
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Considerando as políticas públicas de arquivo, a legislação arquivística e as normas nacionais e internacionais de arquivo, julgue o item.
Finalizadas todas as etapas do processo de digitalização,
independentemente de seu valor primário ou
secundário, os documentos originais em suporte papel
poderão ser imediatamente descartados.
Considerando as políticas públicas de arquivo, a legislação arquivística e as normas nacionais e internacionais de arquivo, julgue o item.
O Decreto n.° 10.278/2020, que regulamenta e
estabelece técnicas e requisitos para digitalização de
documentos, não é aplicável a documentos nato-digitais
e a documentos em microfilme.
I. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado. São exemplos de documentos natos digitais: textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, mensagens de correio eletrônico, planilhas eletrônicas.
II. Se o documento digitado em processador de texto é impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original. Nesse caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produção do documento em papel.
III. Se o documento é produzido em sistema informatizado e, após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão em papel será eventual e o documento dela resultante será considerado uma cópia.
Pode-se afirmar que:
( ) A digitalização de documentos de guarda permanente é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental, não podendo ser utilizada para a substituição do original. ( ) A Resolução nº 31/2010, do Conselho Nacional de Arquivos, recomenda que as derivadas de acesso sejam produzidas em formato TIFF (Tagged Image File Format), sem compressão. ( ) A Lei nº 13.874/2019 alterou a Lei nº 12.682/2012, revogando a permissão de eliminar documentos originais em papel, após o processo de digitalização. ( ) O Decreto nº 10.278/2020 define que o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico deve ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil; ( ) O Decreto nº 10.278/2020 estabelece o formato PDF/A como formato de arquivo para a digitalização de documentos textuais em processos de digitalização que envolvam entidades públicas.
A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:
Julgue o item com relação à profissão de secretariado.
Os documentos em papel, depois de digitalizados,
certificados digitalmente, autenticados por um tabelião
e registrados no cartório de registro de títulos e
documentos, poderão ser eliminados.
( ) Plano de Classificação de Documento Arquivísticos (PCDA) e Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA).
( ) Regras de acesso e procedimentos de tratamento de informações com restrição de acesso.
( ) Sistema informatizado que atenda a requisitos arquivísticos de gestão de documentos.
( ) Repositório digital confiável que permita a manutenção/preservação do representante digital desde sua captura pelo sistema informatizado de gestão, pelo tempo necessário.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.
Considerando a Resolução nº 48/2021, que estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados, e a Lei nº 10.278/2020, que regulamenta dispositivos sobre digitalização de documentos públicos e privados, analise as assertivas abaixo:
1. A digitalização de documentos arquivísticos deve ser tratada como uma política institucional destacada frente à complexidade dos procedimentos e recursos, bem como da responsabilidade no trato dos documentos públicos.
2. Uma vez que os documentos arquivísticos forem digitalizados e as adequações do representante digital produzido forem concluídas, caso esses mesmos documentos tiverem previsão de descarte aprovada pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDA), a instituição poderá proceder à eliminação dos originais de acordo com as normas existentes e procedimentos previamente definidos e difundidos.
3. A autenticação dos representantes digitais deve ser feita com o uso de assinaturas digitais qualificadas, ou seja, por meio de certificados emitidos por empresas contratadas pelo governo federal.
4. No que se refere à assinatura digital, não será permitida a assinatura simples com entes públicos de alto impacto e que envolvam informações protegidas por grau de sigilo.
5. Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade, confiabilidade, rastreabilidade, auditabilidade, confidencialidade e interoperabilidade entre sistemas informatizados.
O resultado da somatória dos números correspondentes às assertivas corretas é:
A digitalização de documentos, para ter validade legal, deverá seguir algumas regras gerais no que se refere às tecnologias e aos procedimentos utilizados. Nesse sentido, é correto afirmar que uma dessas regras considera que deverá ser garantida a qualidade da imagem mais que a interoperabilidade entres sistemas informatizados.
Para a digitalização de conjuntos documentais compostos por plantas e mapas, os padrões técnicos mínimos que asseguram a qualidade da imagem são: 300 dpi de resolução; cor preto e branco; e formato de arquivo PNG.
O documento digitalizado pode ser entendido como o representante nato-digital da atividade de digitalização.
Após a digitalização, conforme os requisitos legais, a documentação em suporte físico deverá ser arquivada até que sejam finalizados os prazos de prescrição ou decadência estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação final.
Os documentos digitalizados, no que se refere à sua gestão, manutenção e preservação, deverão estar submetidos a regramento semelhante ao que rege os documentos arquivísticos originais.
Em um processo de digitalização, apesar de alguns documentos não possuírem caráter permanente, tais como os nato-digitais, eles não poderão ser eliminados, devendo ser conservados pelo prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação final de documentos.
A digitalização de um acervo documental de caráter permanente não necessariamente deverá ser precedida da classificação e da avaliação dos conjuntos documentais que o compõem.
Os documentos originais em papel, após a digitalização, poderão ser eliminados mediante a autorização e a aprovação e de uma listagem de eliminação de documentos (LED), indicando que a eliminação ocorrerá em razão da mudança de suporte.
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