Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

A implantação de programas para transferência e recolhimento sistemáticos de documentos supõe, como ferramenta prévia, a elaboração de

Quanto à diplomática, é a disciplina que estuda

A escrita e suas variações ao longo do tempo são objeto da

De acordo com Janice Gonçalves (Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. p. 29.), o conjunto de documentos de um mesmo tipo documental – passível de disposição física sucessiva, a partir de critérios comuns – é o que mais coerentemente se identifica com a série. Tal acepção

Em relação à classificação dos tipos de arquivos existentes nas empresas ou instituições, relacione a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Arquivo ativo ou corrente.

2. Arquivo permanente ou inativo.

3. Arquivo intermediário.

4. Arquivo público.

5. Arquivo privado.

Coluna 2

( ) Documentação procedente de arquivo de uso frequente e que aguarda sua destinação.

( ) Conjunto de documentos pessoais ou familiares referentes a indivíduos com importância histórica para um país ou empresa.

( ) Documentos produzidos e recebidos por instituições governamentais, federais, estaduais e municipais em decorrência de suas atividades.

( ) Documentação de uso frequente.

( ) Conjunto de documentos preservados de acordo com sua temporalidade e informação.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Em relação ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:

I. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam a guarda ordenada de documentos.

II. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

III. Uma autoridade que guarda um documento.

Quais estão corretas?

Um processo é o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informação, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitação. Relacione a Coluna 1 à Coluna 2, em relação às variáveis da tramitação de um processo.

Coluna 1

1. Tramitação.

2. Comunicação Interna.

3. Informação.

4. Parecer.

5. Despacho.

Coluna 2

( ) Andamento do processo.

( ) Faz um esclarecimento.

( ) Toma uma decisão: pode ser inicial, interlocutória (intermediária) ou final.

( ) Dá uma opinião.

( ) Memorando interno (faz uma comunicação).

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Relacione os sistemas de equipamento usados para arquivamento às respectivas definições.

1. Sistema horizontal.

2. Sistema vertical.

3. Sistema rotativo.

( ) Muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

( ) Nesse sistema, os documentos permanecem no interior do móvel arquivador. Possui dois tipos: frontal e lateral.

( ) Os documentos ficam uns sobre os outros dentro do móvel arquivador. É um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram e colocam os documentos em pacotes. As mapotecas pertencem a esse sistema.

A sequência está correta em

“Um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe a organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade consiste em escolher a melhor palavra para definir o assunto.” A definição anterior se refere a qual método de arquivamento?

Em uma empresa com funcionamento regular, os documentos devem ser arquivados por prazo determinado, segundo a lei. Com base na afirmativa anterior, assinale a alternativa INCORRETA.

A ordenação de documentação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são:

I - Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor)

II - Data

III - Local de procedência

IV - Nome do emissor ou do destinatário

V - Objeto ou tema específico do documento Estão corretos:

É a unidade organizacional encarregada do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar, rápida e eficientemente, onde estão os documentos que existem na instituição:

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso:

Livro, papel, termo, termo de posse e minuta são, respectivamente, exemplos de:

A classificação do documento no setor de protocolo gera muitos benefícios à organização dos arquivos, uma vez que o documento é devidamente processado e tratado desde o início de sua tramitação. O envio de documentos para destinatários externos à instituição remetente denomina-se:

A avaliação dos documentos arquivísticos consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. Assinale a alternativa que apresenta um de seus benefícios.

Acerca do Ciclo Vital dos Documentos e da Tabela de Temporalidade, analise as afirmativas abaixo.

I Transitoriedade é uma característica associada aos arquivos correntes, devido ao fato de estarem os documentos, nesta fase, aguardando sua destinação final.

II Nos arquivos permanentes, os documentos deverão ser arquivados definitivamente. Eles devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural.

III Tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, elaborado pelas comissões de análise, que estabelece as diretrizes quanto ao prazo e condições de guarda dos documentos.

Está correto o que se afirma apenas em:

Observe os itens:

I 84.212

II 36-25-50

III 101/2012

Os exemplos acima são usados, respectivamente, nos seguintes métodos numéricos de arquivamento:

Assinale a opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o 2º Congresso Nacional de Arquivistas.