Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Protocolo, distribuição e arquivo de documentos são rotinas nos setores administrativos. No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
Considere as seguintes afirmativas.
I. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Exemplos:  Barreiros Filho, Marcus Polidoro Correa Júnior, Lucas Tavares Gonçalves Neto, Maria Silva Tedesco Sobrinho, Luiz dos Santos
II. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos: Álvares, José Duarte dos (Presidente) Borges, Lúcia Mota (Conselheiro) Campos, João de Souza (Tesoureiro) Rodrigues, Maria Luíza (Secretário)
III. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:  Associação Alagoana de Psicologia, Centro Universitário Fundação Santo André, Dia (O), Fundação Educacional Dr. Raul Bauab, Guardian (The), Sindicato dos Psicólogos do Estado de São Paulo
Está correto o que se afirma em:

“Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde a sua produção. Ele é conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moderna da arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documentos” (Medeiros e Hernandes, 2009). Assinale a alternativa que apresenta as etapas desse modelo. 

Considerando as diretrizes básicas apresentadas na norma para Recepção e Expedição de Documentos e Encomendas, leia as afirmativas a seguir.
I. Toda a tramitação do documento ou processo deve manter e respeitar o mesmo número de comando obtido quando do seu cadastramento inicial. 
II. O Sistema Informatizado de Protocolo da Previdência Social – SIPPS – fica instituído na Empresa como única ferramenta de registro e controle da tramitação de documentos e processos. 
III. Dentre as funções básicas do SIPPS utilizadas pela Empresa, podemos citar o Cadastro e a Emissão e Reemissão de BRDP e Estatística. 
Está correto o que se afirma em:

Considerando as diretrizes básicas apresentadas na norma para Gestão de Documentos, leia as afirmativas a seguir.
I. Uma vez classificados e tramitados, deve-se reunir e ordenar os documentos classificados em diversos assuntos, colocando-os em ordem alfabética, cronológica, numérica etc. Deve-se também verificar a existência de cópias, eliminando-as. 
II. A seleção de documentos consiste no ato de separar os documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, segundo os prazos de guarda estabelecidos pela Comissão de Análise e Avaliação de Documentos -CAAD. 
III. Os Arquivos Intermediários têm a função de armazenar temporariamente os documentos que ainda dispõem de valor administrativo embora sem uso frequente e, por esse motivo, devem localizar-se em ambientes de fácil acesso. 
Está correto o que se afirma em:

O plano de classificação é esquema de distribuição de documentos em: 

Considerando que os arquivos especializados são aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, assinale a alternativa correta. 

As funções do Protocolo são extremamente importantes para uma instituição. Tais funções compreendem:

Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos, bem como garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, são alguns dos objetivos da:

Segundo as Regras de Alfabetação no arquivamento de documentos através do método alfabético, assinale a alternativa no qual o exemplo descrito não está conforme à essas regras: 

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação denominase de:

De acordo com Natália Bolfarini Tognoli, no livro A construção teórica da Diplomática (2014, p. 67), “a obra dos beneditinos Tassin e Toustain apresentou, por sua vez, um refinamento do método diplomático (...). Segundo esses autores são sete os caracteres gerais de um documento”. Assinale a opção que apresenta os cinco caracteres extrínsecos e dois intrínsecos identificados pelos referidos autores: