Questões de Concurso Comentadas sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia

O método numérico dígito-terminal de arquivamento tem como elemento principal de identificação o número. Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Se considerarmos o número 193228 teremos:

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

É muito importante organizar o arquivamento de documentos para facilitar o acesso do usuário. Assim, com um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir sobre o método de arquivamento a ser usado: alfabético; numérico; alfanumérico. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Marque o dado que não faz parte do método alfabético.

Arquivo é a designação de um conjunto de documentos acumulados e conservados por pessoas ou instituições para fins de prova ou informação. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Para organizar um arquivo priorizando “nomes” deve-se seguir:

No arquivamento de nomes, de acordo com as regras de ordenação alfabética de documentos de arquivo, pode-se afirmar que:

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕES

Correios

Internet

Rádio

Telex

MATERIAL

Aquisição

Baixa

ORÇAMENTO

Despesa

Receita

PESSOAL

Admissão

Dispensa

Férias

Gratificações

Licenças

Trata-se do método

A implantação de programas para transferência e recolhimento sistemáticos de documentos supõe, como ferramenta prévia, a elaboração de

Relacione os sistemas de equipamento usados para arquivamento às respectivas definições.

1. Sistema horizontal.

2. Sistema vertical.

3. Sistema rotativo.

( ) Muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

( ) Nesse sistema, os documentos permanecem no interior do móvel arquivador. Possui dois tipos: frontal e lateral.

( ) Os documentos ficam uns sobre os outros dentro do móvel arquivador. É um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram e colocam os documentos em pacotes. As mapotecas pertencem a esse sistema.

A sequência está correta em

“Um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe a organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade consiste em escolher a melhor palavra para definir o assunto.” A definição anterior se refere a qual método de arquivamento?

A ordenação de documentação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são:

I - Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor)

II - Data

III - Local de procedência

IV - Nome do emissor ou do destinatário

V - Objeto ou tema específico do documento Estão corretos:

Observe os itens:

I 84.212

II 36-25-50

III 101/2012

Os exemplos acima são usados, respectivamente, nos seguintes métodos numéricos de arquivamento:

Assinale a opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o 2º Congresso Nacional de Arquivistas.

Levando em consideração o método alfabético e as regras de alfabetação, assinale a alternativa incorreta.

Analise os nomes abaixo.

(1) Ana Maria Teixeira.

(2) Ana Beatriz Teixeira.

(3) João Barbosa Sobrinho.

(4) Maria Luiza Castelo Branco.

(5) Paulo Eduardo de Oliveira Júnior.

A sequência correta para alfabetação é

Em relação ao método alfabético de arquivamento, é correto afirmar que ele possui:

A área ideal destinada ao trabalho técnico em arquivos corresponde a 15% de todo o seu prédio. Esta área geralmente é privativa à equipe, sendo o acesso ao público negado. Nessa concepção, é CORRETO dizer que essa área inclui:

I. Serviço de protocolo.

II. Gabinete do diretor e assistentes.

III. Administração e recursos humanos.

IV. Biblioteca de apoio.

V. Serviço de reprografia.

Assinale a alternativa em que (todas) (a)s afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):

Dentro do planejamento de Arquivos a área destinada ao público possui importância, pois é neste espaço que a consulta aos documentos será feita. Esse planejamento está inserido em boas políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo, pois a qualidade destes ambientes definirá a maneira como estes serão manuseados pelos usuários, o que acarretará na melhor preservação da informação para gerações futuras. Em percentuais ideais, a área destinada ao público deve ser de aproximadamente 25% da área total útil onde o espaço poderá disponibilizar serviços de apoio ao usuário, como:

I. Balcão de informação.

II. Serviço de protocolo.

III. Lanchonete ou cafeteria.

IV. Administração e Recursos Humanos.

V. Serviço de Reprografia para atendimento ao público.

Assinale a alternativa em que todas as afirmativas estão CORRETAS:

O planejamento de espaços físicos pode ser considerado uma faceta importante das políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo. Arquivos bem projetados, sejam eles construções novas ou adaptadas, permitem, além do crescimento, a melhor conservação preventiva de seus artefatos. Estudos colocam um percentual ideal para cada área de um arquivo para que este obtenha um bom desempenho dos diversos serviços prestados. Em relação somente à área de Depósito, é CORRETO dizer que o percentual ideal de área corresponde a: