Questões de Concurso
Comentadas sobre protocolo em arquivologia
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I. Protocolo é o conjunto de operações que visam o controle dos documentos que tramitam no órgão público. II. O protocolo assegura a imediata localização e recuperação dos documentos. III. A atividade de protocolo é típica dos documentos que estão em fase corrente. IV. Registro é um procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos dos documentos em um sistema de controle
. Leia o trecho a seguir e responda ao que segue:
“Desse modo, pode-se dizer, por ora, que o ____________ executa, sinteticamente e numa primeira análise, as seguintes ações: recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros); separação da correspondência oficial da particular; colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras; elaboração de resumo do assunto; e, por fim, encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. O __________visa também ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização. Além disso, o serviço de __________ é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.”
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacun
O serviço de protocolo de uma instituição compreende as seguintes atividades:
1. O recebimento, o registro e a classificação de documentos.
2. A elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos.
3. A distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.
4. A restauração dos documentos danificados.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
( ) As rotinas e os procedimentos dos serviços de arquivo e protocolo devem ser criadas pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características.
( ) Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.
( ) O arquivo intermediário é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.
( ) Arquivo histórico é constituído de documentos que, não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.
( ) O Brasil possui legislação federal específica que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
I - Recebimento consiste na etapa em que o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição; II - Controle de tramitação consiste na etapa do procedimento em que o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento; III - Classificação consiste na etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição; IV - Expedição/Distribuição consiste na atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
Dos itens acima:
Analise a figura a seguir.
A dinâmica de atividades indicada na figura representa um
No que se refere ao arquivamento de documentos, julgue o item a seguir.
A leitura da correspondência para tomada de
conhecimento do assunto e verificação de antecedentes
é inadmissível em qualquer órgão público.
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
Uma correspondência dirigida a um trabalhador de uma
organização, contendo, em segundo plano, o cargo que
ele exerce, será considerada como particular.
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
A distribuição de documentos, que é uma atividade de
protocolo, não é exercida de forma exclusiva, pois se
trata de tarefa de todos os setores da organização.
O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de documentos. Acerca desse assunto, julgue o item.
O protocolo é o setor responsável pelo recebimento e
pela expedição de documentos. Desse modo, as funções
do protocolo estão relacionadas aos arquivos correntes.
A atividade de protocolo subdivide‐se em duas etapas: recebimento e classificação dos documentos; e registro e distribuição dos documentos.
Acerca da gestão da informação, da gestão de documentos, das tipologias e dos suportes físicos, julgue o item.
O protocolo não registra os documentos particulares dos
funcionários.
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